Eine Datensicherung (Backup) dient der kurz- bis mittelfristigen Wiederherstellung von Daten nach einem Systemausfall oder Datenverlust. Hierbei werden Daten regelmäßig überschrieben. Ein digitales Archiv hingegen ist auf die langfristige (oft jahrzehntelange) Aufbewahrung ausgelegt. Es stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar und revisionssicher im Originalzustand erhalten bleiben, um gesetzliche Fristen zu erfüllen. Ein Backup ersetzt daher niemals ein Archiv und umgekehrt.

Gemäß den GoBD müssen alle Dokumente archiviert werden, die für die Besteuerung von Relevanz sind. Dazu gehören unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe (auch geschäftliche E-Mails), Bilanzen, Jahresabschlüsse, Verträge, Lohnabrechnungen und Buchungsbelege. Wichtig: Dokumente, die digital eingehen (z. B. als PDF per E-Mail), müssen auch zwingend digital und im Originalformat archiviert werden – ein Ausdruck in Papierform ist nicht gesetzeskonform.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland liegen je nach Dokumentenart in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren. Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Rechnungen müssen beispielsweise 10 Jahre aufbewahrt werden, während Handels- und Geschäftsbriefe einer Frist von 6 Jahren unterliegen.

Ja, dieser Prozess nennt sich Ersetzendes Scannen (eScanning). Damit das Vernichten der Original-Papierbelege rechtssicher ist, müssen Unternehmen das Verfahren jedoch in einer sogenannten Verfahrensdokumentation lückenlos beschreiben. Zudem muss das genutzte digitale Archivsystem garantieren, dass die gescannten Dokumente nach dem Import nicht mehr manipuliert werden können. Ausgenommen sind nur wenige Dokumente, bei denen der Gesetzgeber die Papierform zwingend vorschreibt (z. B. bestimmte Notarverträge oder Eröffnungsbilanzen).

Revisionssicherheit bedeutet, dass die Archivierung den rechtlichen Anforderungen (insbesondere den GoBD und dem Handelsgesetzbuch) entspricht. Das System muss garantieren, dass die abgelegten Daten sicher vor Verlust und vor nachträglicher Manipulation sind. Jede Änderung, Löschung oder auch der reine Zugriff auf ein Dokument muss durch das System automatisch und manipulationssicher im Hintergrund protokolliert werden (Audit-Trail), sodass Prüfer die Historie jederzeit nachvollziehen können.

Moderne digitale Archivsysteme lösen diesen scheinbaren Widerspruch durch ein intelligentes Fristenmanagement. Während die GoBD die Aufbewahrung vorschreiben, verlangt die DSGVO die Löschung personenbezogener Daten, sobald der Zweck entfällt (z. B. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Bewerberdaten). Ein professionelles Archivsystem sperrt die Daten während der gesetzlichen Frist und löscht sie nach Ablauf dieser Frist automatisch oder legt sie dem Datenschutzbeauftragten zur Löschung vor.

Nein, mit herkömmlichen Windows- oder Cloud-Ordnerstrukturen lässt sich kein rechtssicheres digitales Archiv abbilden. Auf normalen Netzlaufwerken können Dateien von Administratoren oder berechtigten Nutzern unbemerkt gelöscht, überschrieben oder verschoben werden. Es fehlt die technisch erzwungene Unveränderbarkeit sowie die lückenlose Protokollierung. Bei einer Betriebsprüfung führt eine reine Ordnerablage daher in der Regel zu Beanstandungen.