Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verbindlich. Grundlage ist insbesondere § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung kann nur noch bis zum 31. Dezember 2026 beantragt werden. Danach müssen die betroffenen Unterlagen elektronisch geführt werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Papierakten, unstrukturierte Dateiablagen oder verstreute PDF-Sammlungen reichen für prüfungsrelevante Personal- und Lohnunterlagen künftig nicht mehr aus. Gesetzlich vorgeschrieben sind ab 01.01.2027 nachvollziehbare, sichere und strukturierte Prozesse – von der Ablage über Zugriffsrechte bis zur Bereitstellung im Prüfungsfall.
Was ist ab 2027 wirklich Pflicht?
Was genau ändert sich rechtlich?
Häufig wird von der „digitalen Personalakte ab 2027“ gesprochen. Streng genommen betrifft die gesetzliche Pflicht jedoch vor allem elektronische Entgeltunterlagen und damit Dokumente, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfung relevant sind.
Grundlage der neuen Pflicht ist die überarbeitete Beitragsverfahrensverordnung (BVV, insbesondere § 8 und § 9) im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
Betroffene Dokumente:
Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass bestimmte begleitende Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen müssen.
Hinweis: Es besteht keine Pflicht zu einer bestimmten Software – entscheidend ist die digitale Verfügbarkeit und GoBD-konforme Unveränderbarkeit der Dokumente.
Wie gut ist Ihre HR auf 2027 vorbereitet?
Machen Sie den schnellen Status-Check. Laden Sie sich unsere kostenfreie Checkliste herunter und prüfen Sie in unter 5 Minuten, ob Ihre Personal- und Lohnunterlagen bereits alle gesetzlichen Kriterien der neuen Beitragsverfahrensverordnung (BVV) erfüllen oder wo akuter Handlungsbedarf besteht.
Warum Unternehmen
jetzt handeln müssen
Die Schonfrist ist vorbei und die Zettelwirtschaft wird zum echten Haftungsrisiko.
Eine Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) ist für jedes Unternehmen stressig. Ohne ein revisionssicheres, digitales System wird sie ab sofort jedoch zum unkalkulierbaren Risiko. Wer die Umstellung verschleppt, steuert sehenden Auges auf handfeste Probleme zu:
Der Prüfungs-GAU:
Wenn der Prüfer digitale, strukturierte Dokumente verlangt und Sie diese erst mühsam aus Papierordnern, Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern zusammensuchen müssen, drohen Verzögerungsgelder, Beanstandungen und teure Nachforderungen.
Das DSGVO-Minenfeld:
Personalakten im ungesicherten Windows-Explorer oder als lose PDFs im Postfach der Buchhaltung sind datenschutzrechtlich eine tickende Zeitbombe. Ohne klares Berechtigungskonzept verstoßen Sie im HR-Alltag permanent gegen die DSGVO.
HR im Dauerkollaps:
Ein solches Projekt „auf den letzten Drücker“ umzusetzen, sorgt für pures Chaos, fehlerhafte Lohnabrechnungen und eine völlig überlastete HR-Abteilung. Schnittstellen und Prozesse lassen sich nicht übers Knie brechen.
Der tägliche Zeitfresser:
Jeder Griff zum analogen Aktenordner und jede manuelle Abstimmung mit der Steuerkanzlei blockiert wertvolle Ressourcen, die Sie dringend für Ihr Kerngeschäft brauchen.
Die harte Realität: Es geht bei der digitalen Personalakte nicht nur darum, ein lästiges Gesetz zu erfüllen.
Es geht darum, den jährlichen Prüfungsstress für immer zu eliminieren, Ihre HR-Prozesse abzusichern und Ihre Verwaltung endlich ins 21. Jahrhundert zu holen.
Digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File:
ELO HR Personnel File ist darauf ausgelegt, Mitarbeiterdaten und Personaldokumente zentral, strukturiert und geschützt zu verwalten. ELO beschreibt die Lösung als digitale Personalakte, in der Mitarbeiterdaten sicher und DSGVO-konform abgelegt werden können.
Mit ELO können Unternehmen Personalunterlagen zentral bündeln, Berechtigungen steuern, Dokumente strukturiert ablegen und HR-Prozesse digitalisieren. Besonders relevant für die Pflicht ab 2027 ist dabei die Verbindung aus Dokumentenmanagement, nachvollziehbarer Ablagestruktur und kontrolliertem Zugriff.
Die digitale Personalakte ist nicht nur ein Schritt in Richtung papierloses Büro. Sie wird zur Grundlage, um Personalunterlagen sicher, DSGVO-konform und prüfbereit zu verwalten.
Was sollte eine Lösung für 2027 können?
Eine geeignete Lösung für elektronische Entgeltunterlagen und digitale Personalakten sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Ihr Vorteil
mit einer digitalen Personalakte auf ELO Basis
Mit einer digitalen Personalakte erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzlichen Anforderungen ab 2027, sondern schaffen echte Mehrwerte in der täglichen Personalarbeit:
Reduzierung von Ablage- und Suchzeiten
Vermeidung von Doppelablage
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen HR, anderen Abteilungen und ggf. Steuerbüro
Eine ELO basierte Lösung kann dabei helfen, Personalunterlagen zentral zu organisieren, sensible Dokumente geschützt abzulegen und HR-Prozesse langfristig effizienter zu gestalten.
Sind Ihre
Personalakten fit für 2027?
Die gesetzliche Umstellung kommt verbindlich. Doch anstatt eigene Prozesse mühsam umzustrukturieren oder individuelle Fahrpläne zu entwickeln, können Sie es sich einfach machen:
ELO HR bietet eine schlüsselfertige, standardisierte Lösung für Ihre digitale Personalakte. Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen der BVV ab dem ersten Tag – rechtssicher, effizient und vollkommen stressfrei.
Erfahren Sie, wie einfach die Umstellung mit ELO HR ist.
Unsere zufriedenen Kunden
Diese Angaben ersetzen keine Rechtsberatung. Für eine individuelle rechtliche Einschätzung wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.