Effizienz durch datenbankgestützte KachelablageQuickzone
for ELO

Was ist Quickzone for ELO?

Quickzone for ELO ist die komfortable Erweiterung für Ihr ELO die Sie dabei unterstützt, Dokumente noch effektiver zu archivieren. Die Indexierung erfolgt dabei datenbankgestützt z.B. aus Fibu-/ERP-/CRM-Systemen.

Quickzone Desktop wird in Ihrem ELO als Sidebar integriert und bietet Ihnen somit per Drag & Drop eine effektivere, datenbankgestützte Dokumentenablage. Sie sparen kostbare Zeit in Ihrer täglichen Arbeit und erhöhen somit Ihre Produktivität.

Wir sind stolz darauf, für unsere Lösung Auszeichnungen der Initiative Mittelstand und von ELO Digital Office erhalten zu haben.

So einfach wie genial:
Quickzone Desktop

Kennen Sie das? Papierdokumente im Schrank, E-Mails im Outlook und Dateien auf dem Server – selten ist eine Akte vollständig an einer Stelle. Dann ist die Akte nicht da, wo sie sein sollte, das Archiv ist voll und die Ablage an sich zeitintensiv und unbeliebt. Alles aufwendig, umständlich und teuer.

Die Lösung:
Digitale Akten mit kachelbasierter Ablage mittels Quickzone Desktop der Erweiterung für ELO: Archivieren Sie unstrukturierte Dokumente, E-Mails, Anhänge und Dateien einfach per Drag & Drop über Kacheln in die richtige digitale Akte.

Wählen Sie den gewünschten Vorgang (z.B. einen Kunden) über die integrierte Datenbankanbindung direkt aus Ihrem ERP-System aus und ziehen dann die Dokumente einfach auf die passende Kachel.

Fertig!

Alle Dokumente sind in der richtigen Akte archiviert.

Archivpfad, Referenzpfade und Indexierung wurden erstellt.

Workflow startet, der nächste Bearbeiter erhält eine Aufgabe.

Der Nutzen für
Ihr Unternehmen

Erhöhung der Informationsverfügbarkeit durch vollständige digitale Akten
Effizienter und standardisierter Ablageprozess
Prozessoptimierung und mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.

https://bcis.de/wp-content/uploads/2018/12/Innovationspreis-e1463748684641.png

Ausgezeichnet

So einfach wie genial, dass Quickzone Desktop von der Initiative Mittelstand ausgezeichnet wurde.

ANGEBOT ANFORDERN

Quickzone Desktop Sidebar

Mit dieser Sidebar archivieren Sie beliebige E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente einfach per Drag & Drop über Kacheln in die richtige Akte.

Über das integrierte Vorlagen Management verknüpfen Sie vorhandene Datenquellen mit Ihren Vorlagen. So erstellen Sie blitzschnell neue Dokumente, die bereits mit relevanten Informationen gefüllt sind.

Die Funktionen im Überblick

Kachelbasierte Ablage von Scans, Dateien und Outlook E-Mails per Drag & Drop
Automatische Archivierung beliebiger Dokumente und Dateiformate in ELO inklusive Erstellung des Archivpfads sowie zusätzlicher Referenzpfade, Befüllen der Indexfelder und Workflow-Start
Automatischer ELO Workflow-Start bei Ablage
Direktlink zu den letzten abgelegten Dokumenten im ELO Archiv

ELO Suche direkt aus der Quickzone nutzbar
ELO Dublettenprüfung bei Ablage
Zentrale Konfiguration beliebig vieler Kategorien und Kacheln ohne Programmierung
Direkte Serverablage ohne aktiven ELO Client
Schnittstelle zu anderen Datenbanken wie MS SQL, MySQL, CSV oder über SQL-Transfertabellen

EinsatzmöglichkeitenFür welche Bereiche ist Quickzone Desktop geeignet?

Quickzone Desktop ist für Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten, Projektakten, Auftragsakten, KFZ-Akten, Vertragsakten, Objektakten,
QM Handbuch, Wissensdatenbank und vieles mehr eine effiziente Lösung. So können Sie sofort unstrukturierte Dokumente der richtigen digitalen Akte zuordnen.

Die Vorteile von Quickzone Desktop
gegenüber anderen Lösungen

Standardisierung des Ablageprozesses
für unstrukturierte Dokumente

Ablage zu Vorgängen
aus anderen Systemen

Reduzierung des Ablageaufwands
um bis zu 70%

Hohe Akzeptanz
durch intuitive Bedienung
und schnell ersichtlicher Mehrwert

Archivieren, Indexfelder füllen, Referenzen erzeugen, Workflow starten in Einem

Schnell und einfach zu konfigurieren – ohne Programmierkenntnisse

Sehr geringer Schulungsaufwand

Integriertes Vorlagen Management
für Word, Excel und PDF Vorlagen

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Archivieren mit Quickzone Desktop
So funktioniert´s in der Praxis

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Einsatzbeispiele aus Kundenprojekten

Kundenakte, Auftragsakte, Patientenakte,
Lieferantenakte, Personalakte, Vertragsakte,
Projektakte, Fahrzeugakte,
Wissensdatenbank, Produktakte, Bauakte

Besonders benutzerfreundlich

Quickzone Desktop ist nahezu intuitiv bedienbar. So macht archivieren Spaß!

Konfiguration ohne Skripts

Konfigurieren Sie beliebig viele Kategorien und Kacheln ohne Skripts. Jede Kachel stellt einen Dokumententyp dar.

Die Indexierung erfolgt automatisch über die integrierte Datenbankanbindung aus vorhandenen Datenquellen (z.B. ERP-/Fibu-System, XLS-Tabelle).

Vorlagen Management inklusive

Speichern Sie Word, Excel und PDF Vorlagen zentral in Ihrem ELO Archiv. Über das integrierte Quickzone for ELO Vorlagen Management verknüpfen Sie vorhandene Datenquellen mit Ihren Vorlagen.

So erstellen Mitarbeiter blitzschnell neue Dokumente, die bereits mit relevanten Informationen gefüllt sind (z.B. Kundendaten für einen Brief oder Vertrag). Nach Bearbeitung erfolgt die automatische Archivierung in die richtige Akte. Mehr erfahren…

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Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
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