HomeELO 21 mit einzigartigen ELO Workspaces und ELO Flows

ELO 21
Preview ELO ECM Suite 21

Mit ELO 20 sind bereits viele neue Features verfügbar für noch mehr digitale Prozesse und effizienteres digitales Arbeiten.

Und es kommt noch besser.

Auf was Sie sich mit ELO 21 und den kommenden Feature-Releases freuen dürfen, haben wir in unserer Preview ELO 21 für Sie zusammengestellt.

elo 21

Digitales Signieren mit DocuSign®

Unterschreiben Sie PDF-Dokumente digital mit DocuSign® und starten Sie einen Signiervorgang direkt aus ELO heraus. Das geht erheblich schneller und ersetzt auch aufwendiges Ausdrucken, Unterschreiben und wieder Einscannen. Zudem sparen Sie Papier und Druckkosten.

ELO Integration for MS Teams und Microsoft 365

Für optimierte Teamarbeit kommt die ELO Integration for MS Teams. Über eine Funktion im ELO Voll- und Web-Client können Dokumente ganz einfach in MS Teams geteilt werden. Dazu wird der ELO Integration Client oder der ELO Web Client einfach in MS Teams integriert.

Zusätzlich kann auch ELO Knowledge, das Wissensmanagement Board in ELO, in MS Teams eingebunden werden, um direkt und schnell auf internes Wissen zuzugreifen, neue Artikel einzustellen oder Fragen zu stellen. Mehr zu ELO Knowledge

ELO Learning

ELO Learning ist das neue Learning Management System (LMS) von ELO zur Verwaltung und Bereitstellung digitaler Lerninhalte für Ihre Mitarbeiter. Damit können Sie eigene Lerninhalte für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stellen, modular aufgebaute Lernpfade definieren, Prüfungen mit Zertifikaten abbilden.

ELO Learning bildet den technischen Kern der webbasierten E-Learning-Infrastruktur über die dann Basiskurse wie Präsenzschulungen, E-Learning-Kurse oder virtuelle Klassenzimmer gemanagte werden, aber auch zusammengesetzte Kurse wie Lernpfade oder Blended Learning.

ELO Integration Client

Der ELO Integration Client ist die neue Möglichkeit, ELO in andere Software wie z.B. ERP oder CRM-Systeme zu integrieren. Der ELO Integration Client ist als webbasierte ELO App integrierbar und vervollständigt das ERP-System um ECM-Funktionen wie Ordner erstellen, Dateien einfügen, Versionierung, Workflows, Referenzieren und vieles mehr.

Bereits verfügbar ist der ELO Integration Client für SAP Business One und Salesforce. Es folgen die Integration für Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration und ELO for SAP® ERP.

Mehr zum ELO Integration Client

ELO Desktop Client

Mit ELO 21 wird der ELO Client for Microsoft Outlook abgelöst und die Mail-only Variante wird Bestandteil der ELOxc Lizenz. Der ELO Desktop Client wird für die Interaktion mit Outlook optimiert. So wird eine kombinierte Suche mit gemeinsamer Trefferliste in Outlook und ELO geschaffen.
E-Mails können direkt aus Outlook abgelegt werden. Ein direktes Antworten und Weiterleiten vom Desktop Client wird ermöglicht. Auch können komplette Ordner aus Outlook in ELO abgelegt werden.

Der ELO Desktop Client positioniert sich als Alternative zum ELO Voll-Client jedoch mit weniger Funktionen.

ELO Teamroom (neue Version)

Mit der komplett überarbeiteten Version ELO Teamroom schafft ELO 21 beste Voraussetzungen für die Zusammenarbeit mit internen und externen Teilnehmern und unterstützt optimal die Projektarbeit und den Dokumenten- und Informationsaustausch in einem virtuellen Projektteam.

ELO Teamroom hat ein noch übersichtlicheres Design erhalten. Über eine Menüleiste können die einzelnen Konfigurations- und Inhaltsbereiche aufgerufen werden. Die Einladung und Berechtigungsvergabe von Mitgliedern im Teamroom ist jetzt noch einfacher möglich und kann von jedem berechtigten Benutzer vorgenommen werden.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Aufgaben in einem Teamroom zu definieren, die in einem Kanban-Board mit den Bereichen offen, in Bearbeitung und erledigt einfach verschoben werden können.

Mehr zu ELO Teamroom

ELO Meeting – Digitales Sitzungsmanagement

ELO Meeting ist die neue ELO Business Solution für ein komplett digitales Sitzungsmanagement. Zielgruppe sind beliebige Teams in Unternehmen und Organisation sowie Führungsgremien und Vorstände. Es unterstützt sie bei der Planung von Meetings mit Einladungs- und Kalenderfunktion, Vorlagen, Agenda-Modul mit Freigabe-Prozess, Beschluss-Funktion mit Abstimmungsmöglichkeit, Unterstützung bei der Protokoll-Erstellung und -Dokumentation von Beschlüssen und vielem mehr.

ELO Knowledge (neue Version)

Die neue Version von ELO Knowledge, dem Knowledge Board in ELO, wurde weiter verbessert und viele Anregungen aus der Praxis umgesetzt. Ziel ist es, „stilles“ Wissen in einem Unternehmen zentral bzw. nach Fachbereichen zur Verfügung zu stellen.

Mit der neuen Version sind nun mehrere Boards möglich für verschiedene Bereiche. Dazu hat es ein Redesign erhalten und die Abstimmungsfunktion wurde erweitert. Damit können die Anwender relevante und gute / wichtige Inhalte bewerten, die dann bei der Suche höher priorisiert werden.

Zusätzlich können Beiträge pro Bereich angepinnt werden, die dann an erster Position im Bereich angezeigt werden. Dazu gibt es den neuen Beitragstyp „Leitfaden“ und es können Artikel mit Fragen kombiniert werden.

Weiter Informationen zu ELO Knowledge

ELO Datenmodell 2. Generation

Die in fast allen ECM- und DMS Systemen eingesetzte Datenstruktur mit Masken und Indexfeldern wird nach über 20 Jahren ersetzt durch ein neues Datenmodell der 2. Generation.

Aspekte, Workspaces, Formulare und Flows bilden die Grundlage der ELO Solution Architektur 2.0.

Dabei werden zunächst so genannte Aspekte definiert, die wie ein Block oder Container eine bestimmte Art von Feldern enthalten. Dies kann z.B. der Aspekt „Firma“ sein mit den Feldern Kundennummer, Name, Straße, PLZ, Ort oder auch der Aspekt „Zahlung“ mit IBAN, BIC, Kreditinstitut.

Diese Aspekte können dann beliebig in Masken eingesetzt und kombiniert werden.

Vorteile der Metadaten 2.0:

  • Unbegrenzt viele Metadaten-Felder

Die Anzahl möglicher Indexfelder einer Maske ist nun unbegrenzt.

  • Neue Feldtypen
    Mit ELO 21 wird es neue Feldtypen geben, die die Inhaltsmerkmale bereits bei Eingabe überprüfen und somit Fehleingaben verhindern.Beispiel 1: IBAN-Nummer, die immer mit zwei Buchstaben (Länderkennzeichen) beginnt, eine feste Länge hat und die beiden letzten Ziffern die Prüfsumme darstellen überprüft der Feldtyp bei Eingabe automatischBeispiel 2: URL, die ebenfalls eine bestimmte Zeichenfolge erwartet. Zudem kann bei diesem Feldtyp direkt aus dem ELO Feld die Website aufgerufen werden, ohne sie vorher in die Zwischenablage zu kopieren und im Browser zu öffnen.
  • Vererbung
    Die Vererbung zwischen Masken erlaubt sowohl bei Neueingaben als auch bei Änderungen die Weitergaben an andere Masken ohne Skripte.
  • Schnellere Konfiguration
    Aspekte können mehrfach in beliebigen Masken eingesetzt und ganz einfach kombiniert werden. Das spart Zeit bei der Konfiguration.
  • Maximale Flexibilität
    Zusätzlich können für Auswertungen (siehe Punkte Workspaces) diese Aspekte für beliebige Zusammenstellung von Dashboard und Filtern verwendet werden, die ebenfalls mit einer unbegrenzten Anzahl von Datensätzen performant abbildbar sind.
  • Relationen statt Referenzen
    Über Relationen können beliebige Aspekte und darin enthalten Indexfelder nun in miteinander kombiniert und verbunden werden. Feste und manuell erzeugte „Referenzen“ gehören damit der Vergangenheit an. Alles kann dynamisch in Relation zueinander gesetzt werden.
  • Formulare 2.0
    Die neuen Formulare können nun wesentlich einfacher und intuitiver erstellt werden. Das Design ist weiterhin responsiv, passt sich also automatisch dem Endgerät an. Zusätzlich können abhängig von den Darstellungsformen Desktop, Tablet oder Smartphone verschiedene Felder definiert werden, so dass z.B. bei Anzeige auf einem Smartphone nur noch die wichtigsten Felder bei einer Rechnungsfreigabe oder einer Aufgabe angezeigt werden. Das erhöht die Übersichtlichkeit und Usability erheblich.
  • Workspaces
    Mit dem neuen Datenmodell kann der Benutzer selbst sich eigene Workspaces, kurz „Spaces“ genannt, definieren. Diese visualisieren Daten flexibel und dynamisch als Kanban-Board, Tabelle, Kalender oder Kacheln. Beispiele für Spaces sind z.B. alle IT-Verträge, Meetings eines Teamrooms, Aufgaben einer Abteilung (auch über mehrere Workflows) und auch gemischte Darstellungen wie z.B. alle Aufgaben zu IT-Verträgen. Die Selektion erfolgt über Filter über alle verfügbaren Metadaten. Die Konfiguration der Spaces wird über eine grafische Oberfläche im Client erfolgen und kann vom Benutzer selbst vorgenommen werden. Natürlich werden bei der Darstellung vorhandene Berechtigungseinstellungen beachtet.
  • Flows
    Mit ELO Flows wird es zukünftig möglich sein, technische Prozesse auf Basis von Bausteinen über eine grafische Oberfläche zu konfigurieren. Dies kann beispielsweise der Import von Dateien, Versehen mit Metadaten, Erzeugen eines Ordners im Archiv, Ablage des Dokumentes, Erzeugen von Relationen, Starten eines Workflows etc. sein. Dieser Flow kann dazu dann einfach als Button im Client integriert werden. Das alles erfolgt dann ohne Skripte, sondern nur noch über eine grafische Oberfläche.
  • REST API
    Die bisherige REST API wird überarbeitet und zukünftig als ELO Indexserver Plugin zur Verfügung stehen. Dadurch wird sie erheblich performanter, da keine Netzwerkaufrufe mehr erforderlich sind. Zudem entfällt die Konfiguration. Die alte REST API wird noch bis einschließlich ELO 21 verfügbar sein.

OSGi Framework
Seit ELO 11 ist das OSGi Framework im ELO Indexserver integriert. Plugins stellen Java-Interfaces bereit, die auf IX-Ereignisse reagieren können und über http angesprochen werden. Dazu können beliebige Programmbibliotheken eingebunden werden. Dies ist performanter, und stabiler in der Verbindung, da Netzwerk-Timeouts entfallen. Die Programmiersprache ist Eclipse 2020-12 in Verbindung mit dem Eclipse Plugin ELOix Development.

Formulare 2. Generation

Die Metadaten-Darstellung wird für alle Clients vereinheitlicht. Geräteübergreifendes Arbeiten wird durch responsives Design und die später noch geplante Einbindung von Apps verbessert.

Damit können zukünftig auch der Umfang der Inhalte in Abhängigkeit des Endgerätes definiert werden. Das bedeutet, dass z.B. auf einem Tablet aufgrund der kleineren Bildschirmgröße auf bestimmte Informationen und Felder verzichtet wird, die z.B. für die Bearbeitung einer Workflow-Aufgabe nicht zwingend erforderlich sind. Das erhöht die Übersichtlichkeit und Usability für die Benutzer.

ELO Flows

Mit ELO Flows können zukünftig technische Prozesse sowie Automatisierungs- und Integrationsaufgaben ohne Scripting und über einen grafischen Editor umgesetzt werden. Der Einstieg wird so enorm erleichtert und ermöglicht eine schnellere und einfachere Konfiguration.

Beispielsweise können damit die Schritte für die Ablage eines Dokuments mit Import aus einem Verzeichnis, Barcode-Verarbeitung, Auslesen von Metadaten, Ergänzen von Metadaten aus externen Datenquellen (z.B. ERP-System), Anlegen des Archiv- und Referenzpfades, Ablage des Dokuments und Start von Workflows konfiguriert werden.

Nutzen auch Sie die neuen Möglichkeiten von ELO 21 in Ihrem Unternehmen und melden Sie sich zum neuen Newsletter an!

Wir informieren Sie, sobald ELO 21 verfügbar ist. Buchen Sie dann eine kostenfreie LIVE-Präsentation ELO 21.

Neuheiten bei ELO for DATEV

Neben dem neuen ELO Competence Center DATEV werden in 2021 die Erweiterungen und Schnittstellen ausgebaut und überarbeitet. Neue Funktionen wie die Unterstützung von Sachkonten und die Geometrie-Informationen aus der Click-OCR kommen dazu.

Für DATEV DMS Classic Kunden bieten wir voraussichtlich ab August eine Migration mit Datenübernahme nach ELO ECM Suite an. Für Ende 2021 ist die Anbindungen der DATEV Dokumentenablage projektiert, darauffolgend DATEV Lohn & Gehalt, DATEV Auftragswesen sowie die Einbindung DATEV Stammdaten in die Business Solutions, die dann in ELO Contract oder ELO HR Verwendung finden.

Produktinformationen zu ELO for DATEV finden Sie hier.

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Zertifizierung

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