ELO HR Personnel File
ELO HR Personnel File
für Ihr Personalmanagement
Verwalten Sie Personalakten, Urlaubsanträge und Onboardings zentral,
rechtssicher und 100 % DSGVO-konform.
Personalmanagement ist Vertrauenssache – wir geben Ihnen den Freiraum dafür
Wir wissen: Hinter jedem Personalakt, jedem Onboarding und jedem Urlaubsantrag stehen Menschen. Ihr Job als HR-Leiter ist es, diese Menschen zu begleiten und zu fördern – nicht, in Papierbergen zu versinken.
Genau deshalb brennen wir für ELO HR. Wir wollen Ihnen die technische Last abnehmen, damit Sie wieder Zeit für das Wesentliche haben: Echte Gespräche, strategische Personalentwicklung und eine Unternehmenskultur, die Talente bindet.
Wir sind nicht nur Software-Verkäufer. Wir sind Ihre Prozessbegleiter, die verstehen, wie der Mittelstand tickt.
Die digitale Personalakte
Pflicht ab 2027
Gesetzliche Nachweispflichten erfüllen: Die digitale Personalakte
Handlungsbedarf erforderlich: Die neue Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
Spätestens ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Verwaltung aller lohn- und sozialversicherungsrelevanten Dokumente für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben.
Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen laufen Ende 2026 endgültig aus. Wer Entgeltunterlagen weiterhin in Papierform oder in unsortierten Ordnerstrukturen aufbewahrt, erfüllt die strengen Auflagen an Transparenz, Zugriffsrechte und Revisionssicherheit nicht mehr.
Die digitale Personalakte stellt sicher, dass alle prüfungsrelevanten Daten fristgerecht, audit-sicher und zentral für Betriebsprüfungen bereitstehen.
Folgende Dokumente betrifft es:
Kennen Sie diese
Engpässe in Ihrer HR-Abteilung?
Zeitraubende Aktensuche
Papierakten und verstreute Netzlaufwerke kosten täglich wertvolle Zeit. Dokumente sind im Vertretungsfall nicht auffindbar.
DSGVO- & Löschfristen-Risiko
Sensible Personaldaten ohne striktes Rechtekonzept bergen rechtliche Gefahren. Aufbewahrungs- und Löschfristen manuell zu überwachen ist fehleranfällig.
Schleppende HR-Prozesse
Freigaben für Urlaubsanträge oder Arbeitsverträge dauern Tage, weil Freigabeketten auf Schreibtischen oder in E-Mail-Postfächern stocken.
Die digitale Personalakte von ELO HR:
Effizienz & Sicherheit auf den Punkt gebracht
Zentrale Übersicht für das gesamte Team
Bündeln Sie Verträge, Zeugnisse und Gehaltsabrechnungen in einer zentralen, digitalen Personalakte. Dank der intelligenten ELO Suche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle.
Kein langes IT-Projekt
ELO HR ist kein Baukasten, den Sie monatelang entwickeln müssen. Die Software basiert auf bewährten Best-Practice-Standards aus hunderten erfolgreichen HR-Projekten im Mittelstand. Sie erhalten eine fertige, vorkonfigurierte Struktur für Ihre digitale Personalakte und HR-Prozesse – sofort einsatzbereit, DSGVO-konform und ohne teures Customizing.
Automatisierte Workflows von Onboarding bis Absenz
Steuern Sie HR-Prozesse digital: Vom strukturierten Onboarding-Prozess über digitale Urlaubsanträge bis hin zum Fristenmanagement.
Maximale Sicherheit & nahtlose Integration
ELO HR erfüllt höchste Datenschutzstandards durch ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept. Binden Sie die Lösung direkt an Ihre bestehenden ERP- und Lohnsysteme an.
5 Gründe
Warum Sie ELO HR Personnel File für digitale Personalakten nutzen sollten
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Platz- und ressourcensparend
Entfall von Lagerplatz, Aktenschränken, Ordnern, Papier- und Druckkosten, erhebliche Zeiteinsparung bei der Ablage und Suche.
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Schutz vor Manipulation und Löschen
Durch automatische Versionierung und revisionssichere Ablage sind alle Dokumente sicher.
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Rechtebasierter mobiler Zugriff von Dritten
z.B. für Führungskräfte, Betriebsrat, Rechtsanwälte, Mitarbeiter, zeitlich und inhaltlich begrenzbar.
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Nicht noch eine Software notwendig
Nutzen Sie ELO als Digitalisierungsplattform auch für Personalakten (erweiterbar mit ELO HR Recruiting) und führen Sie nicht noch eine neue Software ein.
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DSGVO-konform
Umsetzung der DSGVO-Anforderungen durch digitales Rechtemanagement.
Sie möchten erfahren, wie ELO HR Ihr Personalmanagement vereinfacht?
Füllen Sie einfach das untenstehende Kontaktformular aus. Unsere ELO Experten werden sich zeitnah bei Ihnen melden.
So funktioniert digitales Personalmanagement mit ELO HR
Die Software basiert auf bewährten Best-Practice-Standards aus hunderten erfolgreichen HR-Projekten im Mittelstand.
HR-Prozesse
vorausschauend gestalten
Die digitale Personalakte ab 2027
Machen Sie Ihre HR-Abteilung zukunftssicher. Erfahren Sie alles über die wichtigsten Trends, Optimierungspotenziale und Funktionen für die digitale Personalakte.
ELO HR Personnel File
Referenzen
Hendrik Meinert, stellvertretender Personalleiter
Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt
„ELO wird bei uns in der Personalabteilung eingesetzt, um die Arbeitsabläufe in unserer Abteilung transparenter zu gestalten und sie zu vereinheitlichen. Mit dem IT-Spezialisten und ELO Business-Partner BCIS hatten wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, der unsere Abläufe schnell erfasst hat und diese teilweise neu strukturieren konnte, bevor sie in ELO eingebunden wurden. Heute möchten wir ELO nicht mehr missen. Unsere Abläufe sind strukturiert und unsere Vorlagen einheitlich und immer auf dem neusten Stand. Durch die fehlende Ablage haben wir Zeit für die Hauptaufgaben unserer Abteilung gewonnen.“
Christian Brethauer Steuber, IT-Systemadministrator
Flughafen GmbH Kassel
„Die Umstellung von einer reinen Dokumentenmanagement Lösung von DATEV auf das Enterprise Content Management System von ELO mit ELO for DATEV, ELO Contract und ELO HR Personnel File war für uns ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft.“
Webcasts zum Thema ELO HR Personnel File für digitale Personalakten
In unseren Webcasts THINK DIGITAL sehen Sie live wie unsere ELO Lösungen funktionieren und Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Think Digital steht für praxisnahe Einblicke in digitale Geschäftsprozesse mit der ELO ECM-Suite – kompakt, klar und lösungsorientiert. Hier finden Sie Impulse zu relevanten Herausforderungen im digitalen Arbeiten: von strukturierter Aktenführung über effiziente Rechnungsverarbeitung bis zu sicherem Vertrags- und Fristenmanagement.
Unsere Zertifizierungen
BCIS ist zertifizierter ELO Business Partner.
BCIS ist zertifizierter ELO Cloud Partner.
ELO HR Personnel File
Digitale Personalakte und Personalprozesse
für Unternehmen und Verwaltungen im Mittelstand
Automatisch Erstanlage aller Mitarbeitenden-Bestandsakten
Zum Start werden für alle Bestandsmitarbeitende Akten automatisch angelegt.
Beliebig viele Personalakten
Erstellen und Verwalten Sie beliebig viele Personalakten mit ELO HR.
Personal-Dashboard
über alle Mitarbeitenden mit Status, Bereich.
Self-Service für Mitarbeitende
Mitarbeitende können ohne ELO Lizenz z.B. Änderungsmitteilen wie Umzug, Kind, Bankverbindung etc. an die Personalabteilung übermitteln.
Akteneinsicht beantragen
Mitarbeitende können über diese Funktion Akteneinsicht beantragen. Die Freigabe und Dauer wird über einen integrierten Freigabeprozess abgebildet.
Organigramm
Aus den Vorgesetzten-Metadaten wird automatisch ein Organigramm erstellt und so Ihre Unternehmensstruktur visualisiert.
On-/Offboarding
Definieren Sie Prozesse und Checklisten für Onboarding und Offboarding, damit an alles gedacht wird.
Anbindung an HR-Systeme
Verbinden Sie ELO HR mit Ihrer Personalsoftware, damit Sie Stammdaten nur einmal pflegen. Haben Sie kein System oder wollen es nicht anbinden, können Sie die Daten nach dem Erstimport auch in ELO HR pflegen.
Weitere Prozesse digital abbildbar
Bilden Sie beliebig viele weitere Prozesse wie z.B. Urlaubsanträge, Fortbildungsanträge etc. digital ab über den in ELO integrierten Workflow Designer.
Automatische Versionierung
Alle Dokumente, Dateien und Scans werden bei Änderungen automatisch als neue Version in ELO abgelegt. So ist immer nachvollziehbar, wer was wann geändert hat.
DSGVO-konform
Mit ELO HR können Sie die strengen DSGVO-Anforderungen mit Zugriffskontrolle und Löschfristen kinderleicht umsetzen.
Revisionssicher
Unterschriebene Dokumente sind automatisch revisionssicher in ELO abgelegt und können nicht verloren gehen.
Erweiterungsoptionen - Erweitern Sie ELO HR Personnel File mit nützlichen Zusatzfunktionen:
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ELO HR Recruiting
Digitales Bewerbermanagement u.a. mit Bewerberportal und Übergabe von Bewerberakte in die Personalakte.
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ELO for Docusign
Digitale Signatur z.B. von Protokollen, Zusatzvereinbarungen, Anträgen etc.
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BCIS Quickzone for ELO
Kachelbasierte Ablage über Sidebar mit Direktzugriff auf Personaldaten und Vorlagenmanagement für Word, Excel und PDF.
Häufige gestellte Fragen
zu ELO HR Personnel File
Wie lange dauert die Einführung?
Die Projektdauer hängt von Anzahl der Akten, Anpassungswünsche und Verfügbarkeit der Mitarbeiter in der Personalabteilung ab. Die meisten Projekte haben wir innerhalb von rd. 3 Monaten eingeführt.
Empfehlen Sie für ELO HR einen eigenen Server oder Bestandteil einer vorhandenen ELO Umgebung?
Empfehlen Sie den Betrieb in der Cloud oder lokal?
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die digitale Personalakte?
Kann ich ELO HR an mein Personalsystem anbinden?
Kann ich auch in Inhalten von Personaldokumenten suchen?
Werden Änderungen an Dokumenten protokolliert?
Kann ich On- und Offboarding Prozesse mit Checkliste abbilden?
Können Geschäftsführung, Betriebsrat, Teamleiter und Mitarbeitende zugreifen?
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Kann ich ELO HR auch für mehrere Unternehmen nutzen?
Fragen zu unseren Lösungen?
Unsere ELO Experten stehen Ihnen für Ihre Fragen und Anforderungen gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns an, füllen Sie das Kontaktformular aus oder senden Sie uns Ihre Anfrage per E-Mail.
Unsere ELO Experten für Sie
Anne Krekeler, Philipp Konetzke, Dominik Aigboboh
0561 / 766 56-40