Die ACHAT Hotels Deutschland haben sich zur Digitalisierung und Optimierung ihres Eingangsrechnungs-Prozesses für eine ELO DocXtractor Lösung von BCIS entschieden. Ziele waren die Verkürzung von Durchlaufzeiten, weniger Fehler durch den Faktor Mensch, mehr Skonto-Nutzung sowie die transparente Abbildung des gesamten Prozesses.
Was die ACHAT Hotels so erfolgreich macht
Die ACHAT Hotels begrüßen ihre Gäste an 30 verschiedenen Standorten in Deutschland, Österreich und Ungarn. Das Unternehmen mit Firmensitz in Mannheim wurde bereits 1991 gegründet und ist nach dem Halbedelstein „Achat“ benannt. Ähnlich wie der Stein, offenbaren die Hotels im Inneren das Besondere: echte Gastfreundschaft in angenehmer Atmosphäre. Rund 900 Mitarbeiter kümmern sich jeden Tag um das Wohl der Gäste.
Um den individuellen Ansprüchen der Gäste nachzukommen, gliedern sich die ACHAT Hotels in vier verschiedene Marken:
- ACHAT Comfort: Comfort Class Hotels
- ACHAT Premium: First Class Hotels
- ACHAT Plaza: gehobene First Class Hotels
- LOGINN by ACHAT: Premium Budget Hotels
Was ACHAT des Weiteren von anderen Hotelgruppen unterscheidet: Jedes Hotel hat seinen eigenen Charakter und seine eigene Architektur und dennoch verfügen die vier Hotelmarken über eigene gemeinsame Standards. Es lohnt sich also, nicht nur eins, sondern mehrere Hotels der Gruppe zu besuchen.
ACHAT Hotels – Die Erfolgsstory
Inzwischen gehören 30 moderne Hotels mit rund 3.300 Zimmern und Apartments in Deutschland, Österreich und Ungarn zur ACHAT Gruppe. Dabei wird sowohl auf Neubauten als auch auf Pacht, Management und Kooperation mit bereits auf dem Markt bestehenden Hotelobjekten gesetzt. Die ACHAT Hotels sind moderne Hotels mit einem hochwertigen und differenzierten Zimmerangebot im Comfort Class und First Class Segment.
ACHAT Hotels – Die Leitwerte
Die ACHAT Hotels haben sich als dynamisches und erfolgreiches Unternehmen im Markt etabliert, für das Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit höchste Priorität genießt. Innovationen, Machermentalität und aktive Verfolgung der festgesetzten Ziele gehören zu den dominierenden Leitwerten des Unternehmens:
- Agieren statt reagieren
Erfolg ist der Ausdruck einer ziel-, zukunfts- und ergebnisorientierten Unternehmensführung. Das Erreichen von Umsatz- und Ertragszielen erfolgt durch sinnvolle Maßnahmenplanung und ergebnisbezogenes Handeln, dabei werden die ACHAT-Mitarbeiter gefördert und gefordert. - Führen durch Zielvereinbarungen
Schlanke Unternehmens- und Führungsstrukturen und der Aufbau regionaler Verantwortungen ermöglichen kurze Entscheidungswege und vermeiden ausgeprägte Hierarchien innerhalb der ACHAT-Gruppe. Klare Verantwortungszuordnungen erlauben autarkes Handeln mit der Gewissheit, die Führung schnell zu erreichen.
Das Ziel von ACHAT ist es, die Hotels durch professionelles Management fit für die Zukunft zu machen. Das ACHAT Managementteam analysiert und behebt Schwachstellen, entwickelt maßgeschneiderte Markenstrategien und optimiert die Kosten sowie Prozesse. Durch aktives Marketing, kostensparende Synergien und Partnerschaften mit internationalen Verkaufsagenturen, sorgt das ACHAT Managementteam dafür, dass die Hotels auf Erfolgskurs sind.
Optimierte, digitale Prozesse mit ELO
Diese konsequente Ziel- und Ergebnisorientierung bedeutet für ACHAT auch, Dokumente digital zu archivieren und wiederkehrende Prozesse digital zu steuern. In den Anfangsjahren wurden Dokumente mittels des Dokumenten Managements Systems AS-400 archiviert. Dies wurde 2002 abgelöst und man startete mit ELOoffice. Durch die Erweiterung der DMS Arbeitsplätze wechselte die ACHAT Gruppe zu ELOprofessional mit Betreuung durch BCIS. Die Gründe, warum ACHAT sich für ELO entschied, waren das modulare System sowie die Tatsache, dass die Funktionen den Anforderungen des Unternehmens entsprachen. In einem dynamisch wachsenden Unternehmen wie der ACHAT Gruppe steigt die Anzahl der täglich eingehenden Rechnungen stetig. Das manuelle Verarbeiten von eingehenden Rechnungen ist nicht nur ein erheblicher Kostenfaktor, durch den Faktor Mensch kann es auch zu Fehlern kommen. Außerdem besteht durch lange Durchlaufzeiten das Risiko der Skontoüberschreitung und es herrscht mangelnde Transparenz über den gesamten Prozess hinweg. Die ACHAT Gruppe entschied sich vor diesem Hintergrund Anfang des Jahres 2015 zur Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Prozesses mit dem ELO DocXtractor. In einem Strategie-Workshop mit dem IT- Leiter Herrn Wolf, der ACHAT Buchhaltung und dem betreuenden BCIS ELO Consultant wurde eine detaillierte Ist-Soll-Analyse sowie ein Pflichtenheft angelegt und das Projekt terminiert.
Für ACHAT maßgeschneiderte Lösung mit ELO DocXtractor
Die bei der ACHAT Gruppe eingesetzte ELO DocXtractor Lösung verarbeitet vollautomatisch eingehende Rechnungen mit Hilfe einer intelligenten, formular-unabhängigen Klassifizierung und formularbasierten ELO Workflows. Der Eingangsrechnungsprozess gliedert sich auch bei ACHAT in drei Phasen:
- Phase I: Rechnungseingang und Vorverarbeitung
In den einzelnen Hotels eingehende Rechnungen werden vor Ort dezentral eingescannt: jede Eingangsrechnung wird mit einem Barcode versehen, dessen ersten beiden Ziffern den Hotelnummern entsprechen. Die Rechnungen werden im Stapel gescannt und in der Zentrale in Mannheim durch den Barcode Belegtrenner von BCIS in einzelne Rechnungen getrennt; durch die verwendeten Barcodes können die Rechnungen den entsprechenden Hotels zugeordnet werden. Die Einzelrechnungen werden aus der ELO Postbox an den ELO DocXtractor übergeben. - Phase II: Rechnungsumlauf
Der DocXtractor liest Daten wie Beträge, Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, UST-ID etc. aus, gleicht diese mit den im ERP-System hinterlegten Daten ab und vollzieht somit automatisiert eine Plausibilitätsprüfung nach § 14 des UStG. Die Rechnungen gehen nun an die Hoteldirektoren der jeweiligen Hotels zur Prüfung, bei Bedarf können auch die entsprechenden Fachabteilungen vor Ort in die Prüfung mit einbezogen werden.
Wenn die Hoteldirektoren die Rechnungen kontrolliert und für richtig befunden haben, werden die Rechnungen automatisiert an das ACHAT Controlling weitergeleitet, wo überprüft wird, ob die Unterlagen vollständig sind, beispielsweise ob entsprechende Lieferscheine vorliegen. Sofern Unterlagen unvollständig sind, geht der Vorgang zurück an das entsprechende Hotel. Auch in diesem Fall ist bei Bedarf eine Prüfung durch den Hoteldirektor bzw. die entsprechende Fachabteilung im Workflow vorgesehen.
Selbstverständlich kann jeder im Workflow definierte Prüfer Rückfragen an alle im Prozess definierten Mitarbeiter stellen. - Phase III: Verbuchung in ERP-Software
Gibt das Controlling eine Rechnung frei, geht die Rechnung an die ACHAT Buchhaltung und wird entweder manuell verbucht oder zunehmend automatisiert an die vorhandene Buchhaltungssoftware Filosof mittels einer vollautomatischen Schnittstelle übergeben. In Filosof erfolgen die Freigaben der Rechnungsbeträge.
Nach Workflow Ende wird zur Nachvollziehbarkeit und zum Ausschluss von Manipulationen ein PDF-Report erstellt, der die Stammdaten, Prüfentscheidungen und die Kontierung enthält. Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung wurde bewusst „mitwachsend“ angelegt, das bedeutet, dass weitere Hotelstandorte angebunden werden können. Perspektivisch wird die ACHAT Gruppe mit dieser ELO ECM Lösung 250–300 Rechnungen pro Tag verarbeiten.
Fazit
Ulrich Wolf, IT-Verantwortlicher der ACHAT Hotels Deutschland zeigt sich mit der eingeführten ECM-Lösung sehr zufrieden: „Die jeweiligen Abteilungen sind als Gruppen angelegt. So können mehrere Mitarbeiter, nach kurzer Einarbeitungszeit, schnell zugeordnet werden. Schichtbetrieb, Urlaub oder Krankheit stören so nicht den Workflow. In naher Zukunft planen wir die Integration der Personalabteilung ins ELO-Archiv.“
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