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Die Planung für den Neubau des Verwaltungsgebäudes war beim Beamten-Wohnungs-Verein zu Hildesheim eG (BWV) der Startschuss in das Zeitalter der digitalen Akten. Mit ELOprofessional Lösung arbeiten die Mitarbeiter nun mit digitalen Mieter-Akten, was zu deutlich verkürzten Suchzeiten- und Bearbeitungszeiten führt. Die Ablage von Dokumenten erfolgt effizient und vorgangsbezogen mittels des von BCIS entwickelten Drag & Drop Ablagemoduls Quickzone Desktop.

BWV – Wohnen & mehr

Der 1909 gegründete BWV Beamten-Wohnungs-Verein zu Hildesheim eG bietet genossenschaftliches Wohnen. Technisches Management, kaufmännische Verwaltung, Betriebskostenabrechnungen, Instandhaltungsmaßnahmen, Mietersuche – die Aufgaben zur Verwaltung von Wohnungen sind umfangreich und vielfältig. Neben der Verwaltung der 3.235 eigenen Wohnungen betreut der BWV mit aktuell 48 Mitarbeitern auch Wohnhäuser anderer gewerblicher und privater Besitzer.

Genossenschaftliches Wohnen bedeutet für den BWV nicht nur qualitativ hochwertigen Wohnraum zu attraktiven Preisen bereitzustellen, sondern umfasst auch eine Vielzahl an wohnbegleitenden Dienstleistungen:

eine genossenschaftliche Spareinrichtung (Sparbuch, Festzinssparen oder vermögenswirksames Sparen),
den Betrieb eines eigenen Bauhofs zur Instandhaltung,
die Unterhaltung von Mietertreffs,
die Bereitstellung von Begegnungsstätten für Veranstaltungen, die auch von Nicht-Mietern genutzt werden können,
die Vermietung von Gästewohnungen.

In Zusammenarbeit mit dem Caritas-Verband für Stadt und Landkreis Hildesheim realisiert der BWV u.a.:

einen Hausnotruf,
professionelle Wohnungsreinigungen und Haushaltshilfen,
einen mobilen Friseurdienst,
einen Menüservice,
Beförderungs- und Fahrdienste
die Betreuung Demenzerkrankter.

Neubau des Verwaltungsgebäudes
Das alte Verwaltungsgebäude wurde im April 2014 abgerissen, es entsprach hinsichtlich Größe und Ausstattung nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Im Herbst 2015 wurde der Betrieb im Neubau des Verwaltungsgebäudes in der Theaterstraße 8 aufgenommen werden. Auf 1.600 m² Fläche entstand nicht nur Raum für bis zu 35 Arbeitsplätze, sondern auch ein offenes, kommunikatives und barrierefreies Kundenzentrum mit angegliedertem Hofcafé.

Digitale Akten mit ELO und Quickzone Desktop

Im Zuge der Planung des neuen Verwaltungsgebäudes entschied sich der BWV, nicht mehr das gesamt BWV-Papier-Archiv mit umzuziehen, sondern auf digitale Akten umzustellen. Der BWV hat sich insgesamt 6 verschiedene DMS-Systeme von verschiedenen Herstellern angesehen. Die Wahl fiel auf eine ELOprofessional Lösung, realisiert durch den ELO Business Partner BCIS. ELOprofessional überzeugte besonders durch seine Benutzerfreundlichkeit. Auch die gelungene Präsentation und das Engagement von BCIS trugen zur Entscheidung für ELOprofessional bei.

Die eingesetzte Mietverwaltungssoftware Wodis-Sigma, basierend auf einer Oracle-Datenbank, wurde durch BCIS an ELO angebunden. Mittels Wodis-Sigma werden die Wohnungswirtschaft, die Instandhaltungen und Reparaturen sowie das BWV-Sparen verwaltet.

Durch die Einführung der ELOprofessional Lösung arbeiten die Mitarbeiter nun mit digitalen Mieter-Akten, was in der täglichen Praxis zu deutlich verkürzten Suchzeiten und besserer Verfügbarkeit von benötigten Informationen führt. Außerdem kann durch das ELO-Berechtigungssystem sichergestellt werden, dass alle in einen Prozess eingebundenen Mitarbeiter Zugriff auf die entsprechenden Akten haben. So werden beispielsweise Betriebskostenabrechnungen sofort digitalisiert und in der entsprechenden Mieterakte archiviert. In der Finanzbuchhaltung werden eingehende Rechnungen mittels des Barcode-Moduls automatisiert verarbeitet und vorgangsbezogen abgelegt.

Archivierung von Altdokumenten
Für die Archivierung des umfangreichen Altdokumenten-Archivs entschied sich der BWV für einen externen Dienstleister. Die Archivierung der bis in das Jahr 1910 zurückreichenden Altakten schreitet voran. Der Scandienstleister bezog in den Räumen der BWV ein eigenes Büro und digitalisiert, zum Teil unter Einsatz eines Großformatscanners, die Altakten. Die Ablage der gescannten Dokumente erfolgt benutzerfreundlich und vorgangsbezogen mit dem von BCIS entwickelten Drag- und-Drop-Modul Quickzone Desktop.

Alle Mitarbeiter profitieren von der Einführung von ELOprofessional
Aktuell arbeiten beim BWV 32 Mitarbeiter mit ELOprofessional – alle Mitarbeiter profitieren von der Einführung der DMS-Lösung. Im Sommer 2015 wurden in ELO bereits ca. 50.000 Dokumente verwaltet. Mietverwaltungsdokumente wie Betriebsabrechnungen werden mittels der von BCIS entwickelten Drucksplitlösung Multiprint for ELO in einem Zuge ausgedruckt und vorgangsbezogen in ELO archiviert – so wurden im ersten Halbjahr bereits 20.000 Dokumente erstellt und archiviert.

Die anfängliche Skepsis bei der Einführung von digitalen Akten ist aufgrund der Benutzerfreundlichkeit von ELO und Quickzone Desktop einer zunehmenden Akzeptanz gewichen.

Fazit

Durch die Einführung von ELOprofessional arbeiten die Mitarbeiter des BVW mit digitalen Akten in einem strukturierten Archiv, die Suchzeiten wurden erheblich reduziert und transparente Prozesse geschaffen. „Oscar Wilde nannte den Fortschritt die ‚Umsetzung von Utopien‘ – wenn der BWV im Herbst 2015 in den Verwaltungsneubau einzieht, wird durch die fortschreitenden Digitalisierung des BWV-Archivs auch der Umzugsaufwand geringer“, so der BWV-IT-Verantwortliche Thomas Metge. „Henry Ford sagte einmal ‚Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des Anderen zu verstehen‘. Die von BCIS umgesetzte ELOprofessional Lösung entspricht genau unseren Anforderungen.“