Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH

Die Einführung von ELOprofessional in der Personalabteilung bewirkte neben der Optimierung der Arbeitsstrukturen eine erhebliche Zeitersparnis durch vereinfachte und standardisierte...
Dreifaltigkeitshospital gem. GmbH
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Die Einführung von ELOprofessional in der Personalabteilung bewirkte neben der Optimierung der Arbeitsstrukturen eine erhebliche Zeitersparnis durch vereinfachte und standardisierte Abläufe; somit bringt ELO den Mitarbeitern mehr Zeit für die Hauptaufgaben

Der Krankenhausverbund Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH

Die Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH ist ein Zusammenschluss der drei katholischen Krankenhäuser Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt, Marien-Hospital Erwitte und Hospital zum Hl. Geist Geseke. Die enge Kooperation der drei Krankenhäuser und das Engagement der Mitarbeiter sichern nicht nur die Grund- und Regelversorgung an den drei Standorten, sondern bieten den Patienten eine bestmögliche sowie ganzheitliche, medizinische und pflegerische Behandlung. Und ELOprofessional sorgt in der Personalabteilung für optimale, transparente und einheitliche Arbeitsabläufe.

Die Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH arbeitet wirtschaftlich eigenständig und erfüllt erfolgreich – mit einer lebendigen, vom christlichen Glauben geprägten Unternehmenskultur – einen überregionalen Versorgungsauftrag im Kreis Soest: Mit insgesamt über 455 ausgewiesenen Planbetten und fast tausend Mitarbeitern werden jährlich über 17.000 stationäre Patienten in 13 hauptamtlichen Abteilungen und drei Belegabteilungen behandelt. Im Jahr 2014 erhält das Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt die Anerkennung als Akademisches Lehrkrankenhaus der Wilhelms-Universität Münster/Westfalen. Dieser Titel zeichnet die hohe medizinische Kompetenz der verschiedenen Fachbereiche des Dreifaltigkeits-Hospitals aus.

Menschlich – seit über 150 Jahren
Die Geschichte des Dreifaltigkeits-Hospitals Lippstadt geht bis ins Jahr 1856 zurück. Die Stadt Lippstadt hatte damals bereits 5.000 Einwohner, jedoch keine Pflegestätte für die Kranken. Als 1851 die Cholera grassierte und zahlreiche Opfer forderte, waren die Stadtväter zum Handeln gezwungen. Zunächst wurde für beide Konfessionen gemeinsam ein Lazarett errichtet, das zeitweise bis zu 130 Erkrankte aufnahm. Aber bald begannen die Kirchen unabhängig voneinander von ihren Mitgliedern Geld für eigene Hospitäler zu sammeln. In der katholischen Gemeinde herrschte größte Armut, so dass erst im Jahr 1856 das katholische Hospital gegründet werden konnte.

Dem Kauf der Villa Schauroth, die auch heute noch auf dem Krankenhausgelände steht, folgte am 18. Mai 1856 die feierliche Einweihung des Dreifaltigkeits-Hospitals durch den Weihbischof Freusberg von Paderborn. Die Pflegebedürftigen wurden von da an, bis ins Jahr 1986, von den Ordensschwestern des Hl. Vinzenz von Paul betreut.

Christlich geprägtes Leitbild
Auf der Basis einer lebendigen, vom christlichen Glauben geprägten Unternehmenskultur, dienen die gemeinsamen Ziele und Richtlinien der Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH allen Mitarbeitern als Orientierung bei ihrer täglichen Arbeit. Das bedeutet, gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung zeichnen den gemeinsamen Umgang und Erfolg ebenso aus wie Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft. Den Patienten begegnet man mit Respekt, Achtung und Offenheit, unabhängig von deren Weltanschauung, Glaubensausübung, Herkunft, Nationalität, Stand oder Ansehen.

Hieraus ergeben sich die Leitbegriffe, die das tägliche caritative Handeln
des Dreifaltigkeits-Hospitals maßgebend prägen:

  • Patientenorientierung
  • Optimale Behandlungs- und Pflegequalität
  • Mitarbeiterorientierung und Verantwortung der Führung
  • Umgang mit Partnern
  • Sichere Arbeitsplätze durch wirtschaftlichen Erfolg

Digitalisierung statt Papierberge
In den vergangenen Jahren stieg in der Personalabteilung das Papieraufkommen deutlich an. Eine Digitalisierung der Papierberge und eine Neustrukturierung der Ablage waren daher dringend notwendig. Da die Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH dem Thema digitales Dokumenten-Management sehr positiv gegenüberstand, schaute man sich auf der CeBIT 2012 nach entsprechenden Anbietern um.

Digitale Personalakten mit ELO und Quickzone Desktop

ELOprofessional ist eines der benutzerfreundlichsten ECM-Systeme
Auf der CeBIT überzeugte das Enterprise-Content-Management-System (ECM) ELOprofessional als das mit Abstand einfachste und vor allem benutzerfreundlichste System. Gemeinsam mit dem erfahrenen ELO Business-Partner BCIS IT-Systeme GmbH & Co. KG startete das DMS-Projekt bereits im Juni/Juli 2013.

Ziel war, vor allem Bestandsakten und die Tagespost sowie Word- und Excel-Dokumente rechtssicher und strukturiert zu archivieren und gleichzeitig einen schnellen Zugriff darauf zu haben. Wichtig war zudem die Transparenz und Protokollierung der Arbeitsabläufe. Eine direkte ELOprofessional Anbindung an die externen
Systeme, z. B. an die vorhandene branchenspezifische Software oder die Personalplanungssoftware, ist möglich, aber noch nicht geplant.

Der ELO Business-Partner BCIS erwies sich als sehr kompetenter Partner an der Seite des Dreifaltigkeits-Hospitals. BCIS erfasste die Abläufe schnell und strukturierte sie teilweise neu, bevor diese in ELO eingebunden wurden. In der Personalabteilung sind nun alle Abläufe mit Workflows digitalisiert. Hierzu gehören beispielsweise das komplette Bewerbermanagement, die Abbildung der Neueinstellungen, das Vertragswesen und auch die Austritte von Beschäftigten.

„Heute möchten wir ELO nicht mehr missen. Unsere Abläufe sind strukturiert und unsere  Vorlagen einheitlich und immer auf dem neuesten Stand.“, so Hendrik Meinert, stellvertretender Personalleiter, Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt

Mitarbeiter stehen auf ELO
Früher wurde in der Personalabteilung komplett auf und mit Papier gearbeitet. Durch die verschiedenen Sachbearbeiter gab es auch verschiedene Arbeitsmethoden und teilweise unterschiedliche Ablagestrukturen. Bei Krankheit oder Urlaub eines Sachbearbeiters war es daher mitunter zeitaufwendig, gerade dringend benötigte Unterlagen zur Hand zu haben. Inzwischen gibt es in der Personalabteilung fünf ELO Arbeitsplätze und in der Geschäftsleitung zwei Arbeitsplätze mit Lesezugriff. Insgesamt wurden bereits über 36.000 Dokumente im ELO Archiv abgelegt. Dabei gab es eine erstaunlich schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter und Kollegen: Nach rund einem halbem Jahr wollte kein Mitarbeiter mehr ohne ELO arbeiten. Ähnliches gilt für die externen Partner des Unternehmens – auch sie reagieren sehr positiv und mit großer Akzeptanz auf die ELO DMS-Lösung.

Archivieren mit einem Mausklick
Die Dokumenten-Ablage wird mit der ELO Erweiterung Quickzone Desktop des ELO Business-Partners BCIS vereinheitlicht. Dadurch ist die Ordnung der Dokumente auf dem Windows Server sichergestellt. „Quickzone Desktop“ ist die schnellste und einfachste Möglichkeit, Dateien, Dokumente und E-Mails samt Anhänge mit einem Mausklick zu indexieren und abzulegen – und das vorgangsbezogen und automatisch. Über eine komfortable grafische Oberfläche konfiguriert der Anwender beliebig viele Kategorien wie Urlaubsverwaltung, Arbeitszeiterfassung oder Personalakte mit jeweils dazugehörigen Kacheln. In jeder Kachel stellt der Anwender individuell die gewünschte Indexierung zusammen. Die Dokumente werden dann automatisch mit Werten aus dem Datensatz und den festen Begriffen indexiert und in ELO abgelegt.

Fazit und Ausblick

Hendrik Meinert, stellvertretender Personalleiter der Dreifaltigkeits-Hospital gem. GmbH, zieht ein positives Fazit: „ELO wird bei uns in der Personalabteilung eingesetzt, um die Arbeitsabläufe in unserer Abteilung transparenter zu gestalten und sie zu vereinheitlichen. Mit dem IT-Spezialisten und ELO Business-Partner BCIS hatten wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, der unsere Abläufe schnell erfasst hat und diese teilweise neu strukturieren konnte, bevor sie in ELO eingebunden wurden. Heute möchten wir ELO nicht mehr missen. Unsere Abläufe sind strukturiert und unsere Vorlagen einheitlich und immer auf dem neusten Stand. Durch die fehlende Ablage haben wir Zeit für die Hauptaufgaben unserer Abteilung gewonnen.“ Die große Zeitersparnis ergibt sich durch transparente, vereinfachte und standardisierte Arbeitsabläufe, die mit 167 Standardvorlagen realisiert wurden. Die dadurch gewonnene Vereinheitlichung der Arbeitsstrukturen führte darüber hinaus zu mehr Rechtssicherheit und einer rechtskonformen Dokumenten- und E-Mail-Archivierung.

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