Das auf hochwertige Ketten- und Zahnräder spezialisierte Familienunternehmen setzt im Jahr mehrere tausend Projekte um. Mit ELOprofessional und Quickzone Desktop for ELO, der von BCIS entwickelten Drag & Ablagelösung, wurden praktisch sämtliche Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt.
Ketten- und Zahnräder in 3. Generation
Die Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau GmbH ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen in der 3. Generation. Das Unternehmen produziert seit 1946 im sauerländischen Eslohe hochwertige Ketten- und Zahnräder, die weltweit in Produktionsanlagen aller Branchen eingesetzt werden und durch höchste Qualität und Zuverlässigkeit überzeugen. Innovationskraft, einwandfreie Produkte, kurze Lieferzeiten und hohe Kundenfreundlichkeit zeichnen das Unternehmen aus.
Antriebe sind das Herzstück einer Produktionsanlage. Sie müssen sicher und zuverlässig funktionieren. Maschinen- und Anlagenbauer aus ganz Europa setzen deshalb auf die Qualität der Firma Speckenheuer. Jedes Kettenrad und jedes Zahnrad entspricht höchsten Standards. Das breite Produktspektrum der Firma Speckenheuer bietet u.a. Schneckenräder, Zahnräder mit Pfeilverzahnung und Zahnstangen. Gallketten, Förderkettenräder, Abscherkettenräder und Antriebskettenräder finden vielfältige Anwendungsgebiete, beispielsweise im Maschinenbau, in der Holzverarbeitung, in der Schüttgutindustrie, im Bergbau und in der Nahrungsmittelindustrie.
Qualität von Anfang an
1946 gegründet durch den Großvater, übernimmt Lars Olbrich 1995 in der dritten Generation die Geschäftsleitung der Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau GmbH. Die Ketten- und Zahnräder entsprechen von Beginn an höchsten Standards. Durch CNC-Präzision sind Speckenheuer-Produkte verschleißarm und langlebig. Die flexible Fertigungsstruktur macht den Betrieb leistungsfähig – auch bei Sonderlösungen oder kurzen Lieferzeiten – und alle Produkte werden von qualifiziertem Fachpersonal in Deutschland hergestellt. Der Qualitätsanspruch des Unternehmens schließt aber neben der technischen Produktqualität auch Aspekte ein, die weniger offensichtlich sind, beispielsweise Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie Liefertreue. Seit 1999 verfügt das Unternehmen daher über ein nach ISO9001:2008 zertifiziertes Qualitäts-Managementsystem, in das alle Zulieferer und Mitarbeiter eingebunden sind. Es trägt entscheidend zum Erfolg des Unternehmens bei und deckt alle Bereiche der Fertigung und der Verwaltung ab. Im Juni 2015 wurde das Unternehmen erfolgreich rezertifiziert. Dazu wurde im Rahmen eines Audits die Konformität zur ISO 9001 überprüft und das gesamte Team geschult. Das unterstreicht den hohen Qualitätsstandard, den die Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau GmbH an sich und ihre Produkte stellt.
Umweltschutz wird ernst genommen
Umweltschutz ist das zentrale Thema unserer Zeit. Daher unternimmt das Unternehmen große Anstrengungen, um Abfälle zu vermeiden und Energie einzusparen. Selbstverständlich werden alle Wertstoffe recycelt und Schadstoffe fachgerecht entsorgt. Die Fertigungsanlagen sind mit energiesparender Technik ausgestattet und reduzieren so den Stromverbrauch deutlich. Auf dem Firmengebäude ist darüber hinaus eine Solaranlage installiert, die über 100 kW Leistung liefert. Dadurch spart das Unternehmen Jahr für Jahr enorm viel CO².
Die Speckenheuer GmbH will ihre Kunden begeistern und sieht sich in einem ständigen Verbesserungsprozess. Aber man weiß auch, dass ein Großteil des Erfolgs den qualifizierten und motivierten Mitarbeitern geschuldet ist. Deshalb bildet Speckenheuer junge Menschen im eigenen Betrieb aus und qualifiziert regelmäßig seine Mitarbeiter.
Prozessoptimierung mit ELO
Mehrere Tausend Projekte pro Jahr
Die Speckenheuer GmbH ist ein zertifizierter Schweißfachbetrieb und kann alle gängigen Materialien bis zu einem Stückgewicht von 3,5 Tonnen sowie einem maximalen Durchmesser von 2,8 Metern schweißen und bearbeiten. Besonders bei Großzahnrädern ist die Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau GmbH auf Schweißkonstruktionen spezialisiert und fertigt individuell nach Kundenwunsch.
Vor allem das Fertigen von Einzelteilen führt zu einer Menge an Daten und mehreren Tausend Projekten pro Jahr – pro Projekt wird jeweils eine Mappe angelegt. Bei Nachbestellugen musste man früher im Archiv nach der entsprechenden Mappe suchen, das kostete unnötig viel Zeit. Daher wurden alle Unterlagen durch einen ELO Wettbewerber digitalisiert, um einen schnellen und direkten Zugriff zu ermöglichen, aber die Lösung funktionierte nicht zufriedenstellend.
Geschäftsprozesse optimieren
Im Februar 2015 erfolgte deshalb der Wechsel zu ELO, auch vor dem Hintergrund geplanter weiterer Automatisierungen, z.B. in der Buchhaltung und beim Qualitäts-Management. Das ELO Enterprise-Content-Management(ECM)-System ELOprofessional unterstützt Speckenheuer nun dabei, optimal auf das Kerngeschäft designte Prozesse zu realisieren. Mit seinem breiten Spektrum an Einsatzmöglichkeiten macht ELOprofessional Geschäftsprozesse effizienter und leistungsfähiger.
Die Entscheidungsgründe der Speckenheuer GmbH für ELOprofessional waren:
- Die kompetente Beratung des ELO Business-Partners BCIS
- die zukunftssichere Lösung des Marktführers,
- das beste System bei Bedienoberfläche und Einsatzmöglichkeiten.
Quickzone und Multiprint
Neben ELO als ECM-Lösung wird Windows Small Business 2011 und ein zusätzlicher SQL-2008-Server genutzt, die eingesetzten sechs ELO Clients (ELO Arbeitsplätze) laufen unter Windows. Hinzu kommen die ELO Erweiterungen „Quickzone Desktop“ und „Multiprint for ELO“ des ELO Business-Partners BCIS.
- „Quickzone Desktop“ ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbe- zogen abzulegen und automatisch zu indexieren.
- „Multiprint for ELO“ dient zur automatischen Archivierung und Indexierung ausgehender Dokumente (Ausgangsrechnungen, Lieferscheine …), inklusive Workflowstart. Multiprint erzeugt beim Drucken des Dokuments automatisch ein PDF, in- dexiert es und legt es in ELO in die richtige Akte ab. Bei geänderten Dokumenten (z.B. Angebote) sind in der ELO Versionshistorie alle Versionen einsehbar mit Datum, Uhrzeit und Benutzer. Zusätzlich ist es möglich, z.B. Briefpapier oder Hintergrund- bilder (Wasserzeichen) mit einzubinden.
Kundenbezogenes Arbeiten
Mit ELO werden nun alle Projektakten (Zeichnungen, Schriftverkehr, Produktbeschreibungen, Aufzeichnungen der Fertigung etc.) digitalisiert. Damit sind sämtliche Informationen zu einem Projekt jederzeit auf Mausklick wieder abrufbar.
Insgesamt profitiert von ELO das ganze Unternehmen. Die eingerichteten Workflows für Lieferscheine und Rechnungen haben diese Prozesse automatisiert, die kompletten Arbeitsabläufe wurden deutlich beschleunigt. Damit gelang durch ELO auch die Umstellung vom projektbezogenen Arbeiten auf das effizientere kundenbezogene Arbeiten.
Fazit und Ausblick
Mit der ECM-Lösung ELOprofessional werden jetzt bei Speckenheuer Unternehmensdokumente und Informationen sicher und rechtskonform verwaltet, und zwar über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Ein besonderes Highlight hierbei ist die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Welt, die es der Speckenheuer GmbH ermöglicht, ohne großen Schulungsaufwand die Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements zu nutzen. Die Mitarbeiter-Akzeptanz ist mittlerweile sehr gut, die Abläufe sind eingespielt und das System läuft rund.
Der tatsächliche Nutzen für das Unternehmen ist enorm: effizientes Arbeiten, schnellerer Informationszugriff und damit schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Prozesssicherheit, bessere Nachverfolgungsmöglichkeiten – und der zeitraubende Fußweg ins Archiv entfällt.
Für die Zukunft sind vor allem zwei Projekte geplant: Die Übernahme des Altarchivs in das ELO Archiv und eine engere Anbindung an das ERP-System, um auch Angebote und Auftragsbestätigungen automa- tisiert in ELO zu archivieren. Beide Aufgaben wird der ELO Business- Partner BCIS IT-Systeme GmbH in Kürze umsetzen.
„Wir möchten unseren Kunden keine einfachen Produkte bieten, sondern die besten. Innovativ und ausgereift, zuverlässig und langlebig. ELO unterstützt uns dabei.“, so Geschäftsführer Lars Olbrich. „‚Nicht die Großen besiegen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen‘, sagte Eberhard von Kuenheim einmal. Dank ELO gehören wir zu den Schnellen.“
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