Digitale Personalakte mit ELO HR: jede Unterlage in Sekunden gefunden, sicher geschützt und bereit für 2027

Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen, denn die Betriebsprüfung läuft dann für alle Arbeitgeber nur noch elektronisch. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. In der Personalakte legen Sie Ihre Personaldokumente revisionssicher ab, per Drag & Drop oder über die Quickzone, im Register „Sozialversicherung und Steuer“ auch Gehaltsabrechnungen. Eine automatische Ablage aus der Lohnabrechnung ist ein eigenes Projekt. Details klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Mit dem Schnellstart-Paket rund 2 Wochen. Die reine Implementierung dauert 2 Tage und läuft komplett remote, sobald die Systemvoraussetzungen erfüllt sind und Ihr Team Zeit für die Termine hat. Eine Umsetzung ist noch in 2026 möglich, solange Termine frei sind, und selbstverständlich auch später. Zusätzliche Anpassungen verlängern das Projekt.

2.500 € netto als Festpreis für den beschriebenen Paketumfang. Der Preis gilt bei Beauftragung bis 31. Dezember 2026, auch wenn die Umsetzung erst 2027 stattfindet. ELO-Lizenzen und weitere Fremdkosten kommen hinzu.

Klärung der Infrastruktur und Eignungsprüfung, funktionsfähige Installation von ELO HR Personnel File, festgelegte HR-Konfiguration mit Ablage nach Mandant, automatischer Personalnummer und Aktenbezeichnung, Anlage der Benutzer Ihrer Personalabteilung, ELO Learning Starter mit E-Learning-Kursen, das Unternehmens-Organigramm im Standard sowie 2 Stunden persönliche Schulung (remote). Den Self-Service bringt ELO HR mit, seine Einrichtung und Konfiguration ist nicht enthalten.

ELO HR Personnel File wird in drei Staffeln nach Zahl der Mitarbeitenden lizenziert: bis 100, bis 1.000 und über 1.000. Dazu kommen ELO-Lizenzen nur für die Benutzer der Personalabteilung, der ELO-Server ist darin enthalten. Für den Self-Service brauchen Mitarbeitende und Vorgesetzte keine eigene ELO-Lizenz. Die E-Learning-Lizenzen bieten wir separat an.

Ja, ab ELO 25. Wir prüfen vorher, ob Ihr System geeignet ist, diese Prüfung ist im Schnellstart-Paket enthalten. Wegen der sensiblen Daten empfehlen wir als Regelfall trotzdem ein eigenes ELO-System für HR.

Im Schnellstart-Paket prüfen wir die Lösung mit einer Musterakte, Ihre Mitarbeitenden legen Sie danach selbst an. Einen Import der Bestandsmitarbeitenden oder die automatische Erstanlage aller Akten setzen wir auf Wunsch zusätzlich um.

Wir empfehlen wegen der sehr sensiblen Daten eine separate ELO-Umgebung. Technisch ist auch die Integration in ein vorhandenes ELO-System möglich. Die Entscheidung hängt oft von der Unternehmensgröße und Ihren IT-Sicherheitsvorgaben ab.

Technisch ist beides möglich. Wegen der sensiblen Daten hat sich die große Mehrzahl unserer Kunden für den Betrieb auf eigenen Servern entschieden.

Für jede Größe. Der ortsunabhängige Zugriff und die Revisionssicherheit machen ELO HR auch für kleine Unternehmen interessant, unsere größten Kunden haben über 3.000 Mitarbeitende. Die Lizenz staffelt sich nach der Zahl der Mitarbeitenden.

Ja, ELO bietet verschiedene Schnittstellen zu HR-Systemen. Sprechen Sie uns an, wir prüfen Ihr System.

Ja. Mit der ELO Volltextsuche iSearch werden Dokumente bei der Ablage in den Volltext aufgenommen, so dass Sie auch nach Inhalten von Dokumenten und E-Mail-Anhängen suchen können.

Ja. ELO versioniert im Standard jedes Dokument, unabhängig vom Dateiformat. So ist jede Version unveränderbar nachvollziehbar. Mit der Funktion „Vergleichen“ sehen Sie die Änderungen zwischen Versionen.

Ja. ELO HR enthält frei definierbare Checklisten. Über den ELO Workflow Designer erstellen Sie außerdem beliebige digitale Prozesse, zum Beispiel für Freigaben.

Ja, auf ausgewählte Inhalte, zum Beispiel für ein Personalgespräch. Über Sicherheitsklassen legen Sie vorher fest, wer was sieht. Zusätzlich lässt sich der Zugriff über einen Freigabeprozess zeitlich begrenzen.

Alle Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Die Akte von ELO bringt dafür sieben Register mit: Abwesenheit, Amtliche Dokumente, Änderungsanträge, Personalbezogene Unterlagen, Sonstige Dokumente, Sozialversicherung und Steuer sowie Vertragliche Grundlagen. Sie legen die Dokumente per Drag & Drop oder über die Quickzone ab.

Ja. ELO HR ist mandantenfähig und kann für beliebig viele Unternehmen genutzt werden, zum Beispiel in Ihrer Unternehmensgruppe.