BCIS ERV · Best Practice für ELO Invoice
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO als fertiges Lösungspaket
BCIS ERV ist unsere Baukasten-Lösung für den Rechnungseingang in ELO. Sie bündelt die Erfahrung aus zahlreichen ERV-Projekten in einem fertigen Installationspaket: Posteingang, Belegerkennung, Prüfung, Freigabe, Kontierung und Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung sind bereits eingerichtet. Welche Funktionen Sie brauchen, wählen Sie über eine Checkliste, statt sie in Workshops neu zu planen.
Volle Transparenz von Anfang an: Was im Paket steckt, steht vor Projektbeginn in einer detaillierten Leistungsbeschreibung.
- bis zu 70 %weniger Planungs- und Einführungsaufwand
- bis zu 90 %der Anforderungen schon im Standard abgedeckt
- bis zu 100 Std.weniger Customizing durch das fertige Installationspaket
- kurze Laufzeitdurch ein standardisiertes Vorgehen im Projekt
Ausgangslage
Warum Rechnungsprojekte oft länger dauern als geplant
Die meisten ERV-Projekte beruhen auf ähnlichen Grundlagen und Anforderungen. Trotzdem unterscheiden sich Planungs- und Umsetzungsaufwand teilweise erheblich.
01
Der Standard reicht nicht ganz
ELO Invoice bietet eine starke technische Grundlage. In seiner Rohform deckt es nach unserer Projekterfahrung aber nur 40 bis 65 % der üblichen Anforderungen ab. Der Rest wird in jedem Projekt neu angepasst.
02
Planung vor dem Start
Ob Funktion A oder B gebraucht wird, klären Fibu, Einkauf und IT sonst in Workshops, bevor überhaupt etwas installiert ist.
03
Aufwand schwer abschätzbar
Jede individuelle Anpassung ist Customizing. Was das Projekt am Ende umfasst, zeigt sich oft erst unterwegs.
Quelle: BCIS Projekterfahrung aus ERV-Projekten, Leistungsbeschreibung BCIS ERV
Prinzip
Bauen auf fertigen Teilen statt vom Fundament aus
Aus der Analyse vieler Kundenanforderungen und abgeschlossener Projekte ist BCIS ERV entstanden. Zahlreiche Funktionen sind bereits im Standard enthalten, sie müssen nicht mehr aufwendig definiert werden. Wände, Dach, Fenster und Türen stehen, wir richten sie für Sie ein.
Weniger Planung
Bis zu 70 % weniger Planungs- und Einführungsaufwand, weil die Lösung nicht neu entworfen wird.
Best Practice im Standard
Das Lösungspaket deckt bereits bis zu 90 % der Anforderungen ab.
Weniger Customizing
Bis zu 100 Stunden weniger Anpassungsaufwand durch das fertige Installationspaket mit Leistungsbeschreibung.
Checkliste statt Workshop
Sie wählen die Funktionen über eine Konfigurator-Checkliste aus. Ein Workshop ist nur für Positionszeilenerkennung und Bestellzuordnung nötig.
Transparenz von Anfang an
Die detaillierte Leistungsbeschreibung zeigt vor Projektbeginn, was Sie bekommen.
Datenaustausch inklusive
Übergabe an alle gängigen Fibu- und ERP-Systeme, ohne zusätzliche ELO-Schnittstellen.
Nah am ELO Standard
BCIS ERV baut auf ELO Invoice auf und bleibt damit langfristig erweiterbar und updatefähig.
Kurze Projektlaufzeit
Ein standardisiertes Vorgehen bringt Sie schneller vom Auftrag zur ersten gebuchten Rechnung.
Schematische Darstellung. Die Einsparung hängt vom Umfang Ihres Projekts ab.
Was im Installationspaket schon steckt
- Prüfungsworkflow
- Formulare
- Klärungsgründe
- Ablagestruktur
- Erkennung
- Exportmodule
- Dashboard
- Berechtigungen
- Ihre Stammdaten
Orange: im Paket enthalten. Grau: wird in Ihrem Projekt angebunden.
Wird mit jedem Projekt besser
Nach jedem Best-Practice-Projekt gibt es eine Projektabschlussbesprechung. Was sich dort bewährt, fließt in das Paket ein. Sie starten deshalb immer mit dem aktuellen Stand der Lösung.
Ablauf
Vom Posteingang bis zur Buchung
Jede Rechnung läuft durch denselben, fertig eingerichteten Prüfungsworkflow. Das Rechnungs-Dashboard zeigt dabei jederzeit, wo sie gerade steht.
- PosteingangPapierrechnungen scannen, E-Mail-Rechnungen aus dem Rechnungspostfach automatisch archivieren.
- ErkennungELO DocXtractor liest Kreditor, Beträge und Rechnungsdaten aus, E-Rechnungen werden direkt übernommen.
- Formelle PrüfungBelegdaten bestätigen, Pflichtangaben nach §14 UStG und Dubletten werden geprüft.
- FreigabeFachliche Freigabe und Vorkontierung, betragsabhängig mit 4-Augen-Prinzip.
- BuchhaltungKontierung abschließen, mit Sachkonten und Kostenstellen aus Ihrer Fibu.
- ÜbergabeDie Buchungsdaten gehen an Ihre Fibu- oder ERP-Software.
Unklare Rechnungen gehen in Klärung
Aus jedem Prüfschritt lässt sich eine Rechnung mit Begründung in die Klärung geben. Dort wird beim Lieferanten reklamiert oder der Beleg der richtigen Fachabteilung zugeordnet. Nur die Klärung kann einen Rechnungsworkflow vorzeitig beenden.
Elf Klärungsgründe im Standard
- Falscher Rechnungsempfänger
- Falscher Kreditor
- Falsche Bestellung
- Falsche Referenz
- Rechnungsreklamation
- Rechnung doppelt
- Besteller unklar
- Schlechte Scanqualität
- Summe nicht korrekt
- Komplettrechnung ohne Komplettlieferung
- Sonstiges
- Formelle Prüfung
- Fachliche Freigabe
- Buchhaltung
- Reklamationbeim Lieferanten, Rechnung wird ausgesteuert
- Zuordnungzur richtigen Fachabteilung, der Workflow läuft weiter
Mit Bestellbezug: nur noch die Abweichungen
Mit ELO DocXtractor Table liest die Lösung auch Bestellnummern und Positionszeilen und gleicht sie mit Ihren Bestelldaten ab. So prüft Ihre Buchhaltung vor allem die Rechnungen, die nicht zur Bestellung passen. Diese Ausbaustufe planen wir in einem eigenen Workshop.
Im Alltag
Was sich in der Buchhaltung ändert
01
Sofort archiviert
Jede Rechnung wird beim Eingang archiviert und bekommt ihren eigenen Rechnungsordner. Nichts liegt mehr im Ablagekorb.
02
Alle Rechnungen im Blick
Das Dashboard zeigt jede Rechnung mit Status, Bearbeiter, Betrag und Fristen, filterbar je Mandant.
03
Weniger Abtippen
Automatische Erkennung und Prüfung steigern die Qualität und senken den Erfassungsaufwand.
04
Weniger Laufwege
Kein Kopieren, Verteilen und Einsammeln von Papier: Interne Belegverteilung, Erfassung und Lagerung kosten weniger.
05
Revisionssicher
Archivierung nach GoBD, nachvollziehbar vom Eingang bis zur Buchung.
06
Schneller gefunden
Weniger Ablage- und Suchzeiten: Eine Suche nach der Rechnungsnummer zeigt alle Belege des Vorgangs.
- Alle Rechnungen
- Mandant 1
- Mandant 2
- In Freigabe
- In Klärung
| Kreditor | Betrag | Status | Bearbeiter | Lieferdatum | Buchungsperiode |
|---|---|---|---|---|---|
| Lieferant A | 1.284,50 € | Formelle Prüfung | Fibu | Okt. | 10.2026 |
| Lieferant B | 412,00 € | Freigabe | Einkauf | Okt. | 10.2026 |
| Lieferant C | 8.960,00 € | Freigabe Management | Geschäftsführung | Sep. | 09.2026 |
| Lieferant D | 96,40 € | In Klärung | Fibu | Okt. | 10.2026 |
| Lieferant E | 2.350,00 € | Übergeben | Fibu | Sep. | 09.2026 |
Schematische Darstellung mit Beispielwerten. Spalten und Filter richten wir in Ihrem Projekt ein, etwa je Mandant.
Funktionen
Was BCIS ERV über ELO Invoice hinaus mitbringt
Alle Möglichkeiten des ELO Invoice Templates bleiben erhalten. Dazu kommen Funktionen aus unseren Projekten:
- BestellanforderungFachabteilung
- AngebotEinkauf
- VertragEinkauf
- BestellungEinkauf
- Lieferung, LeistungFachabteilung, Warenannahme
- RechnungPoststelle, Fachabteilung, Fibu
- BuchungFibu
- ZahlungFibu
Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Verträge werden der Rechnung über ihre Nummern zugeordnet und im Rechnungsordner verlinkt.
Vollständige Vorgangsakte
Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen Akte, automatisch miteinander verknüpft.
Kategorien für die Fibu
Kostenrechnung, Warenrechnung, Anlagenrechnung oder Betriebskostenabrechnung, jeweils mit eigener Referenzablage.
Klärungsgründe
Elf vordefinierte Gründe für Rückfragen und Reklamationen, erweiterbar und im Verlauf dokumentiert.
Multi-Mandanten
Ausgelegt für beliebig viele Mandanten, von den Schnittstellen über Ablage und Berechtigungen bis zum Export.
Schnelle Kontierung
Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger per Autovervollständigung aus Ihrer Fibu, gleiche Werte mit einem Klick auf alle Positionen.
Vertrauliche Rechnungen
Zwei Sicherheitsstufen, öffentlich und vertraulich, steuern, wer eine Rechnung nach dem Workflow sieht.
E-Mail-Postfach
Rechnungspostfächer werden überwacht und archiviert, der Rechnungsanhang wird automatisch erkannt.
Mitgelieferte Erkennung
Die Konfiguration für ELO DocXtractor ist im Paket enthalten, inklusive Erkennung steuerfreier Rechnungen.
Lieferschein-Workflow
Lieferscheine und Servicescheine digital vom Wareneingang bis zur Warenbuchung, mit Hinweis, ob schon eine Rechnung dazu da ist.
Erweitertes Dashboard
Zeigt zusätzlich den aktuellen Bearbeiter, das Lieferdatum und die Buchungsperiode.
Suche aus jeder Anwendung
BCIS DirectSearch und BCIS QuickSearch rufen den Beleg aus Ihrer ERP- oder Fibu-Software direkt in ELO auf.
Vertragsakte
Mit ELO Contract wird die Rechnung in die passende Vertragsakte referenziert.
Alle Leistungsmerkmale anzeigen
- Bildet den vollständigen Prozess vom Angebot bis zur Rechnung in einer digitalen Akte ab
- Multi-Mandantenfähig
- Verarbeitet gescannte Papierrechnungen und elektronische Rechnungen wie PDF und ZUGFeRD
- Scan per USB-Scanner oder Kopierer (Scan-to-File), Stapelscan mit Barcode-Trennung
- Prüf- und Freigabeprozess mit formeller Prüfung, Freigabe, Kontierung und Buchung
- Datenaustausch mit Ihrer Fibu- und Warenwirtschafts-Software
- Dynamischer Prüfungsworkflow ohne eigene Workflow-Planung und Umsetzung
- GoBD-konforme Archivierung
- Prüfung der Rechnung nach §14 UStG
- Dublettenprüfung über Mandant, Kreditor und Rechnungsnummer
- Berücksichtigt neue Kreditoren und Einmalkreditoren
- Erkennt und verarbeitet mehrere Umsatzsteuersätze
- Erkennt Bestellnummern und gleicht Bestelldaten ab
- Lieferschein- und Serviceschein-Workflow
- Archiviert E-Mails automatisch und erkennt die Rechnung im Anhang
- Unterscheidet Kostenrechnungen (FI) und Warenrechnungen (MM)
- Dashboard mit Status, Bearbeiter, Betrag und Fristen
- Rechnet Fremdwährungen in Euro um, Kursabgleich täglich mit der EZB
- Automatische Eskalation
- Betragsabhängige Freigaben mit 4-Augen-Prinzip
- Vertretungsregeln für geplante und ungeplante Abwesenheiten
- Erkennt Zahlungskonditionen aus dem Beleg
- Fehlerhafte Rechnungen lassen sich jederzeit aussteuern
- Rückfragen, Zurückstellen und Abgeben von Workflow-Aufgaben
- Kontierung mit Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträgern aus Fibu oder Warenwirtschaft
- Teilnahme am Rechnungsworkflow von jedem Endgerät
- Übergibt die Buchungsdaten an die Fibu-Software
- Kreditorenakte und Rechnungsakte
- Unterschiedliche Berechtigungen
- Automatisierungsgrad und Workflow-Ablauf anpassbar
- Suche nach Belegen und Vorgängen aus beliebigen Anwendungen
- Referenz der Rechnung in die Vertragsakte von ELO Contract
- Single Sign-on mit Active-Directory-Anbindung, keine separate Anmeldung an ELO
- Kompatibel mit Microsoft Terminalserver und Citrix
Schnittstellen
Passt zu Ihrer Fibu und Ihrem ERP
BCIS ERV trennt bewusst zwischen ELO und Ihrer Buchhaltungssoftware: ELO prüft und archiviert, Ihre Fibu bucht. Dazwischen liegt eine klar definierte Datenübergabe.
- Stammdaten: Mandanten, Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen, Bestellungen
- Buchungsdaten je Rechnung: XML, CSV oder SQL-Transfertabelle
- Beleg aufrufen per Knopfdruck aus der Buchungsmaske
Daten an die Fibu
- XML im StandardJede Rechnung erzeugt einen Exportdatensatz mit Kopfdaten, Fußdaten, Positionszeilen und Belegmarkierungen.
- CSV nach VorgabeSpalten und Zeilen richten wir nach den Anforderungen Ihrer Zielsoftware aus.
- Per DatenbankMit BCIS Conexus landen die Buchungsdaten in einer SQL-Transfertabelle, aus der Ihre Fibu sie abholt. Statuswerte können zurückfließen.
Daten aus der Fibu
- Stammdaten für Erkennung und KontierungMandanten, Kreditoren, Sachkonten und Kostenstellen kommen aus Ihrem ERP- oder Fibu-System.
- Beleg per KnopfdruckAus Ihrer Buchhaltungssoftware öffnen Sie den zugehörigen Beleg direkt in ELO.
- Anmeldung ohne UmwegSingle Sign-on über Ihr Active Directory, auch auf Terminalserver und Citrix.
Vorab prüfen: Eine XML-Beispieldatei schicken wir Ihnen gern zu, damit Ihr ERP- oder Fibu-Betreuer die Übernahme frühzeitig prüfen kann. Für DATEV gibt es eine eigene Lösung: ELO for DATEV.
ERV-Check
Was soll Ihr Rechnungseingang können?
Kreuzen Sie an, was Sie brauchen. Sie sehen sofort, was ELO Invoice schon im Standard kann, was das BCIS ERV Paket fertig mitbringt und wo ein Zusatzmodul oder ein Workshop dazukommt.
Einstieg
So kommen Sie zu BCIS ERV
Ersttermin
Wir besprechen Ihren Rechnungseingang, Ihre Belegmengen und Ihre Fibu.
Checkliste
Sie wählen die Funktionen über die Konfigurator-Checkliste, auf Basis der Leistungsbeschreibung.
Installation
Wir installieren das ERV-Paket, binden Ihre Stammdaten und Ihre Fibu an.
Start
Schulung Ihrer Anwender, Start im Echtbetrieb und Projektabschlussbesprechung.
Buchhaltung von innen gekannt
BCIS wurde von einem Steuerfachangestellten gegründet und arbeitet seit 1996 für den Mittelstand. Ihre Prüfregeln richtet jemand ein, der weiß, wie eine Buchhaltung prüft.
Voraussetzungen
- ELO ECM Suite mit Microsoft SQL Server
- ELO Invoice
- ELO DocXtractor für die automatische Belegerkennung (optional)
- Lieferantenakte und Ablagekacheln über die BCIS Lösung Digitale Akten (separates Paket)
Details: ELO Systemvoraussetzungen. Noch kein eigener ELO Server? Wir betreiben ELO für Sie in der BCIS ELO Cloud.
Häufige Fragen
Fragen zu BCIS ERV
Was ist BCIS ERV?
BCIS ERV ist eine fertige Best-Practice-Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO. Sie basiert auf ELO Invoice und ELO DocXtractor und wird als ELO Installationspaket ausgeliefert, mit der gesamten Konfiguration aus der Leistungsbeschreibung.
Worin unterscheidet sich BCIS ERV von ELO Invoice?
ELO Invoice deckt in seiner Rohform nach unserer Erfahrung 40 bis 65 % der üblichen Projektanforderungen ab. BCIS ERV ergänzt es um Funktionen aus vielen Projekten, etwa Vorgangsakte, Klärungsgründe, Rechnungskategorien, Lieferschein-Workflow und erweiterte Exportmodule, und deckt so bis zu 90 % im Standard ab. Alle Funktionen von ELO Invoice bleiben erhalten.
Brauche ich einen Workshop?
In der Regel nicht. Die Funktionen wählen Sie über eine Konfigurator-Checkliste aus. Einen Workshop planen wir nur, wenn Positionszeilen erkannt und Rechnungen Bestellungen zugeordnet werden sollen, weil diese Ausbaustufe mehr Planung braucht.
Welche Rechnungsformate verarbeitet die Lösung?
Gescannte Papierrechnungen, PDF-Rechnungen per E-Mail und elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt aus der Datei ausgelesen, ohne Belegerkennung. EDI-Verbindungen und individuelle Massenübertragungen einzelner Lieferanten gehören nicht zum Standard und werden bei Bedarf eigens umgesetzt.
Mit welcher Fibu oder welchem ERP funktioniert das?
Die Buchungsdaten werden im Standard als XML-Datei je Rechnung übergeben, alternativ als CSV oder über eine SQL-Transfertabelle. Damit lassen sich alle gängigen Systeme anbinden, ohne zusätzliche ELO-Schnittstellen. Eine XML-Beispieldatei senden wir Ihnen vorab, damit Ihr Systembetreuer die Übernahme prüfen kann. Für DATEV gibt es ELO for DATEV.
Wie läuft die Freigabe ab?
In der Ausgangskonfiguration dreistufig: zuerst der Besteller, dann dessen Vorgesetzter, ab einer festgelegten Betragsgrenze zusätzlich eine Management-Gruppe. Weitere Prüfer lassen sich fest hinterlegen oder im laufenden Workflow hinzuziehen. Vertretungsregeln greifen bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit.
Was passiert mit fehlerhaften Rechnungen?
Sie gehen mit einem von elf Klärungsgründen in den Schritt In Klärung, etwa bei falschem Kreditor, doppelter Rechnung oder falscher Summe. Dort wird beim Lieferanten reklamiert oder der Beleg der richtigen Abteilung zugeordnet.
Können wir mehrere Mandanten abbilden?
Ja. BCIS ERV ist für beliebig viele Mandanten ausgelegt, mit eigener Ablage, eigenen Berechtigungen und eigenen Filtern im Dashboard je Mandant.
Können Freigeber unterwegs prüfen?
Ja. Am Rechnungsworkflow kann man von jedem Endgerät aus teilnehmen, auch über Browser und Mobilgeräte.
Ist die Ablage GoBD-konform?
Ja. Rechnungen werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Die Pflichtangaben nach §14 UStG werden bei der Erkennung geprüft. Eine Steuerberatung ersetzt die Lösung nicht.
Was brauche ich technisch?
Die ELO ECM Suite mit Microsoft SQL Server und ELO Invoice. Für die automatische Belegerkennung kommt ELO DocXtractor dazu. Welche Version Sie brauchen, klären wir im Ersttermin. Ohne eigenen Server betreiben wir ELO für Sie in der BCIS ELO Cloud.
Ersttermin
Sprechen wir über Ihren Rechnungseingang
Im Ersttermin besprechen wir, wie Rechnungen heute bei Ihnen ankommen, wer sie prüft und wie sie in die Fibu gelangen. Danach wissen Sie, was BCIS ERV im Standard abdeckt und was Ihr Projekt umfasst. Auf Wunsch senden wir Ihnen die Leistungsbeschreibung und eine XML-Beispieldatei vorab.
- Anne Krekeler und Philipp Konetzke, ELO-Beratung
Telefon 0561 766 56-40
Weiterführende Lösungen mit ELO: ELO for DATEV · BCIS ELO Cloud
Zertifizierter ELO Business Partner und ELO Cloud Partner