Rechnungen GoBD konform archivieren

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
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Eingangsrechnungen unveränderbar aufbewahren

Der Anteil an Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, nimmt stetig zu. Nach einer aktuellen Studie*¹ des Fraunhofer Instituts zusammen mit Comarch sind es in Europa derzeit rund 40 %. Digitaler Rechnungsversand trägt erheblich zur Kostensenkung aufgrund von weniger Druckkosten, Porto und Arbeitszeit bei.

ABER: Der Empfänger muss PDF-Rechnungen im originären Format unveränderbar aufbewahren.

Was bedeutet das für den Empfänger?

Die GoBD des Bundesfinanzministeriums schreibt vor, dass steuerliche relevante Unterlagen wie Rechnungen im originären Format unveränderbar aufbewahrt werden müssen.

Ausdrucken ist kein Ersatz und unzulässig!

Ebenso ist eine
Aufbewahrung im Mail-Programm oder
Speicherung im Filesystem

grundsätzlich unzulässig!

Was können Sie tun?

Mit der BCIS Eingangsrechungsverarbeitung mit ELO können Sie gescannte und PDF-Eingangsrechnungen sowie dazugehörige, mitgeltende Dokumente wie Bestellung, Lieferschein, Schriftverkehr automatisch revisionssicher und GoBD-konform archivieren, erkennen und verarbeiten.

*¹ Quelle: https://www.comarch.de/news/e-invoicing/e-invoicing/jede-dritte-rechnung-digital-welchen-anteil-haben-deutschlands-top-700/

Vier Grundregeln, die zu beachten sind:

1. Unveränderbarkeit

Die Dokumente müssen vor Änderungen geschützt archiviert werden. Erfolgen Änderungen, muss jede Version unveränderbar und nachvollziehbar sein, wer was wann geändert hat.

2. Vollständigkeit

Alle steuerlich relevanten Dokumente, dazu gehören auch Bestellung, Lieferschein, Schriftverkehr und Verträge, müssen vollständig zum Vorgang archiviert werden.

3. Nachvollziehbarkeit

Jeder Veränderung, dazu gehört auch das ersetzende Scannen von Papierbelegen zur digitalen Archivierung, muss nachvollziehbar sein. Das bedeutet, wer hat was wann geändert und wie sah die Ursprungsversion aus.

4. Verfügbarkeit

Der Zugriff auf alle steuerlich relevanten Dokumente zu einem Vorgang muss für alle berechtigten Personen möglich sein.

Verarbeitung und Archivierung
digitaler Rechnungen

Sie erfüllen derzeit nicht die vier Spielregeln Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit nach GoBD?

Dann kontaktieren Sie unsere GoBD Hotline (0561) 766 56-55 .

Sie erhalten von uns Informationen, wie Sie Papier und E-Mails revisionssicher nach GoBD aufbewahren und Papierrechnungen nach dem Scannen nach GoBD vernichten dürfen!

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