Von der Idee bis zum ProduktivstartBest Practice
Vorgehensweise

Aus 18 Jahren Erfahrung in der Einführung von Dokumenten Management Systemen bei Kunden empfehlen wir folgenden Ablauf.

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Phase 1Vorgespräch

Zunächst werden mit Entscheidern und Projektleiter der aktuelle Stand in den Abteilungen und die Anforderungen und Erwartungen an die Digitalisierung aufgenommen. Dabei stellen unsere Mitarbeiter Ihnen die richtigen Fragen, um den Bedarf und Potentiale zu finden.

Phase 2Präsentation

Auf Basis des Vorgesprächs bereiten wir eine individuelle Präsentation für Sie vor. Sie sehen mögliche Lösungsszenarien mit Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen und hohem Automatisierungsgrad bei der Ablage und Bearbeitung von Workflows wie z.B. Eingangs-Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement.

Phase 3Angebot

Nach der Präsentation erhalten Sie ein Angebot über die erforderlichen Lizenzen sowie Dienstleistungsaufwände, soweit dies mit den bekannten Parametern möglich ist.

Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen ist ein Konzeptworkshop erforderlich, wenn die Umsetzung nach unseren Standards nicht möglich ist.

Insbesondere im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung stimmen wir in einem 1tägigen Workshop die Parameter in der Finanzbuchhaltung ab mit anschließender Ausarbeitung. Als Ergebnis erhalten Sie ein detailliertes Konzept mit ca. 180 Seiten und einer konkreten Aufwandsschätzung mit hohem Festpreisanteil.

Phase 4Proof-of-Concept

Möchten Sie die Funktionalität des zukünftigen Systems oder einen Teil daraus vorab testen, richten wir Ihnen eine Testumgebung ein, die das gewünschte Zielszenario Ihres Unternehmens samt Schnittstellen möglichst umfassend abbildet. Dazu erhalten einzelne Anwender eine Schulung für die Bedienung der Testumgebung.

Phase 5Umsetzung

Auf Basis unser fertigen Einführungspakete oder mit den Ergebnissen aus der Konzeptionierung wird das neue Dokumenten Management System installiert und konfiguriert. Zunächst testet ein ausgewählter Anwenderkreis das neue System und gibt Feedback zu Änderungswünschen. Diese werden dann umgesetzt bis das System Ihren Anforderungen entspricht.

Phase 6Schulung

Neben einer durchdachten Planung trägt die intensive Schulung der Anwender einen erheblichen Teil zum Erfolg des Projekts bei. Wichtig ist dabei die Schulung der Anwender durch direkte Anwendung und nicht nur durch Vorführen. Auf Wunsch bringen wir unseren mobilen Schulungsraum mit.

Phase 7Produktivstart

Die Konfiguration aus dem Testsystem wird nun in das Produktivsystem übertragen oder das Testsystem wird direkt zum Produktivsystem. Das spart Zeit und Kosten. Für ein späteres Testsystem kann das Produktigsystem geklont werden. Wir begleiten Sie beim Produktivstart und stehen bei Fragen und Änderungsanforderungen zur Verfügung.

Der Ablauf kann sich bei Einführung in einer weiteren Abteilung entsprechend wiederholen.

So wird Ihre DMS Einführung zum Erfolg!

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