Von der Idee bis zum ProduktivstartBest Practice
Vorgehensweise

Auf Basis des Vorgesprächs bereiten wir eine individuelle Präsentation für Sie vor. Sie sehen mögliche Lösungsszenarien mit Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen und hohem Automatisierungsgrad bei der Ablage und Bearbeitung von Workflows wie z.B. Eingangs-Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement.

Nach der Präsentation erhalten Sie ein Angebot über die erforderlichen Lizenzen sowie Dienstleistungsaufwände, soweit dies mit den bekannten Parametern möglich ist.

Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen ist ein Konzeptworkshop erforderlich, wenn die Umsetzung nach unseren Standards nicht möglich ist.

Insbesondere im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung stimmen wir in einem 1tägigen Workshop die Parameter in der Finanzbuchhaltung ab mit anschließender Ausarbeitung. Als Ergebnis erhalten Sie ein detailliertes Konzept mit ca. 180 Seiten und einer konkreten Aufwandsschätzung mit hohem Festpreisanteil.

Möchten Sie die Funktionalität des zukünftigen Systems oder einen Teil daraus vorab testen, richten wir Ihnen eine Testumgebung ein, die das gewünschte Zielszenario Ihres Unternehmens samt Schnittstellen möglichst umfassend abbildet. Dazu erhalten einzelne Anwender eine Schulung für die Bedienung der Testumgebung.

Auf Basis unser fertigen Einführungspakete oder mit den Ergebnissen aus der Konzeptionierung wird das neue Dokumenten Management System installiert und konfiguriert. Zunächst testet ein ausgewählter Anwenderkreis das neue System und gibt Feedback zu Änderungswünschen. Diese werden dann umgesetzt bis das System Ihren Anforderungen entspricht.

Neben einer durchdachten Planung trägt die intensive Schulung der Anwender einen erheblichen Teil zum Erfolg des Projekts bei. Wichtig ist dabei die Schulung der Anwender durch direkte Anwendung und nicht nur durch Vorführen. Auf Wunsch bringen wir unseren mobilen Schulungsraum mit.

Die Konfiguration aus dem Testsystem wird nun in das Produktivsystem übertragen oder das Testsystem wird direkt zum Produktivsystem. Das spart Zeit und Kosten. Für ein späteres Testsystem kann das Produktigsystem geklont werden. Wir begleiten Sie beim Produktivstart und stehen bei Fragen und Änderungsanforderungen zur Verfügung.

Der Ablauf kann sich bei Einführung in einer weiteren Abteilung entsprechend wiederholen.

So wird Ihre DMS Einführung zum Erfolg!