Digitalisierung im Flugverkehr im Herzen Deutschlands
Der Flughafen Kassel Airport hat das Ende von DATEV DMS als Antrieb genommen, die Digitalisierung im gesamten Unternehmen voranzutreiben. Besonders wichtig war hier ein kompetenter ELO Business Partner, wie Herr Brethauer-Steuber betont.
Der stadtnahe Flughafen Kassel Airport wurde am 4. April 2013 als Verkehrsflughafen eröffnet und bietet neben der zivilen und allgemeinen Luftfahrt auch ein Gewerbegebiet am Standort mit weltweit agierenden Unternehmen. Er hat eine Fläche von 22 ha und beförderte 115.597 Passagiere im Jahr 2022.
„Man muss einen Business Partner in Anspruch nehmen, um das System einsetzen zu können. Die Zusammenarbeit mit der BCIS war sehr angenehm. Wir hatten immer einen Ansprechpartner.“
Christian Brethauer Steuber,
IT-Systemadministrator
Flughafen GmbH Kassel
Übersichtliche Rechnungsverarbeitung
ELO for DATEV ist das einzige offiziell von DATEV empfohlene Folgesystem, nachdem das DATEV DMS Ende 2023 endet. Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter war daher unabdingbar. Der Kasseler Airport hat diesen Wechsel inzwischen erfolgreich vollzogen.
Denn ELO for DATEV ist mehr als Archivierung, Es beinhaltet die komplette digitale Rechnungsverarbeitung mit Belegerkennung, Prüfung, Freigabe und Buchungserfassung sowie Übergabe an DATEV.
Die Eingangs-Rechnungsverarbeitung am Flughafen Kassel Airport wurde mit ELO for DATEV digitalisiert und optimiert. Der Aufwand für eine zusätzliche Buchführungsprüfung wurde minimiert und der Arbeitsprozess für die Buchhaltung verbessert. Nun erfolgt die Weiterleitung mit nur einem Klick erheblich schneller und die Mitarbeitenden haben im ELO alles auf einen Blick. Seit ELO for DATEV müssen auch keine Belege mehr eingescannt werden. Die meisten Rechnungen gehen inzwischen per E-Mail ein.
Insgesamt ist der ELO Client im Vergleich zum DATEV DMS wesentlich übersichtlicher und einfacher zu handhaben, so Brethauer-Steuber.
BCIS Quickzone für automatisierte Workflow-Prozesse
Die kachelbasierte Sidebar BCIS Quickzone for ELO wird beim Flughafen Kassel Airport für verschiedene Anwendungsfälle eingesetzt. Die Anwender ziehen Dokumente einfach per Drag & Drop auf die vorgesehene Kachel und starten damit einen ELO Workflow, in dem der nächste Bearbeitende direkt eine Aufgabe in seinem ELO erhält. Auch Vorlagen können mit Metadaten aus DATEV und anderen Anwendungen automatisch befüllt und so bspw. ein Brief viel schnell als bisher generiert, anschließend archiviert und zur Unterschrift weitergeleitet werden.
Derzeit wird die BCIS Quickzone for ELO für Bedarfsmeldungen, Kundenstammblätter und den Posteingang verwendet. Zukünftig soll auch die Verkehrsleitung davon Gebrauch machen.
Lösungen für mehr Datensicherheit im Personalbereich
Der Kasseler Airport nutzt auch die digitale Personalakte ELO HR Personnel File. Hier werden die personenbezogenen Dokumente der Personalakte verschlüsselt und der Zugriff auf die sensiblen Daten nur auf die berechtigten Personen beschränkt. Weiterhin wurde ein automatisches Löschdatum gemäß den Anforderungen der DSGVO eingerichtet.
Nach ELO for DATEV, ELO HR Personnel File und der BCIS Quickzone for ELO wird im nächsten Schritt das Vertragswesen in ELO mit ELO Contract digitalisiert. Das digitale Vertragsmanagement führt alle Informationen und Fristen innerhalb eines Vertragslebenszyklus. Hier werden Dokumente generiert und revisionssicher verwaltet, Freigaben via Workflow eingeholt, Fristen überwacht und an Kündigungstermine erinnert. Mit der Umstellung auf ELO Contract wird die Übersichtlichkeit der Verträge nochmals verbessert und schont die Ressourcen der Flughafen GmbH Kassel.
Derzeit wird die BCIS Quickzone for ELO für Bedarfsmeldungen, Kundenstammblätter und den Posteingang verwendet. Zukünftig soll auch die Verkehrsleitung davon Gebrauch machen.
Fazit
„Die Umstellung von einer reinen Dokumentenmanagement Lösung von DATEV auf das Enterprise Content Management System von ELO mit ELO for DATEV, ELO Contract und ELO HR Personnel File war für uns ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft“ so Brethauer-Steuber. „Mit der Möglichkeit, in ELO selbstständig Prozesse zu digitalisieren wie z.B. unseren Einkaufs- Freigabeprozess, haben wir ein wichtiges Werkzeug für die digitale Transformation an unserer Seite.“
Für die Umsetzung unserer individuellen digitalen Bedürfnisse mit ELO benötigten wir einen Business Partner mit dem richtigen Knowhow und freuen uns, dass wir mit dem Spezialisten BCIS einen professionellen Partner für unsere Vorhaben und Umsetzungen gefunden haben.“
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