EVIDENT ist die Praxismanagement-Software für Zahnärzte. Der modulare Aufbau von EVIDENT bietet ein individuell auf die Praxis zugeschnittenes Rundum-Paket und ermöglicht den Einsatz von einer einfachen Abrechnungslösung bis hin zum
umfassenden Einsatz in Kliniken, bei Zweitpraxisanbindung oder MVZ-Nutzung.
Mit ELO mehr Übersicht und Ordnung in 40 Jahre Dokumentensammlung
Die EVIDENT GmbH befasste sich schon seit einiger Zeit mit der Suche nach dem geeigneten Partner für ihr Dokumentenmanagement. Der Einsatz von ELO als Dokumentenmanagement System war dabei von vornherein angedacht. Man vertraute auf den guten Ruf des ELO-Systems auf dem Markt der DMS-Produkte: Hohe Funktionalität für die sinnvolle Verarbeitung von großen Datenmengen. Demzufolge bestens geeignet, um eine 40 Jahre alte Ansammlung von Dokumenten zu bewältigen.
Mit zwölf möglichen Anbietern von DMS-Systemen wurde sich über einen Zeitraum von knapp zwei Jahren befasst, bis die Entscheidung auf BCIS als geeigneter ELO-Partner fiel.
Stark im Fokus bei der richtigen Wahl des Partners, stand dabei das persönliche Miteinander. Kai Bernstein, Geschäftsführer der BCIS, überzeugte Nicolas Heide, Geschäftsführer von EVIDENT, durch seine ungezwungenes Auftreten. Die Kommunikation auf Augenhöhe versprach eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Zudem legte BCIS großen Wert darauf, EVIDENT durch exakt passende Ergänzungen über entsprechende ELO-Lösungen zu unterstützen.
Mit ELO wie gewohnt arbeiten – Zeit und Geld sparen
Jeder der 54 Mitarbeiter arbeitet jetzt mit ELO. Durch die gut programmierten Schnittstellen anderer Programme können alle Mitarbeiter ihren Aufgaben in der gewohnten Arbeitsumgebung problemlos nachgehen. Die Arbeit mit ELO findet ganz selbstverständlich statt; es ist in die alltägliche Nutzung eingebunden. EVIDENT erwies sich als optimal vorbereiteter Partner, BCIS als Anbieter mit Kommunikation auf Augenhöhe. Auf dieser Grundlage gelang die Einführung von ELO schnell.
Nicolas Heide bezeichnet ELO als perfekt integriert. Dabei spielt das eigene inhouse ELO-Support-Team eine entscheidende Rolle, sowie die Zeit, die sich von beiden Firmen für die individuelle Systemanpassung genommen wurde. Dies hat sich für EVIDENT zu 100% ausgezahlt – alles läuft nach eigenen Aussagen optimal.
Die Herausforderungen
Für die optimale Umsetzung fand eine neue Teambildung innerhalb der Firma EVIDENT statt. Es wurde ein technisches Team sowie ein Team speziell für die Anwenderunterstützung ins Leben gerufen. Vor der Systemintegration von ELO erzeugten CRM-Systeme getrennte Datenbestände. Große Datenmengen aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen, darin sollte die erste Aufgabe liegen. Dabei galt es, Daten verschiedener Formate zusammenzuführen. Papierbriefe und Rechnungen sollten mit E-Mails, Exceltabellen, Worddokumenten und weiteren Computerprogrammen übersichtlich gebündelt werden.
Zielsetzung & Ausblick: ELO als wichtige Grundlage
Man war sich darüber im Klaren, so Heide, dass man eine Digitalisierungsstrategie benötigt. Das System ist eine absolut wichtige Grundlage für einen erfolgreichen Weg in die Digitalisierung. So beschreibt sich für EVIDENT auch der größte Mehrwert: ELO ebnet den Weg in die digitale Zukunft. Mit ELO bekam das Unternehmen eine geeignete Basis, um weiter Digitalisierungsschritte vorzunehmen.
Der nächste Schritt wird die rechtssichere Abbildung elektronischer Rechnungen in ELO sein, eine Verfahrensbeschreibung und die komplette elektronische Belegverarbeitung folgen. Das Unternehmen EVIDENT nutzt derzeit ELO for Quickzone, einen Importer, um Belege aus dem ERP-System zu importieren sowie Multiprint for ELO. Die komplette Projektlaufzeit und Begleitung durch BCIS betrug 6 Monate.
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