BCIS Kundenreferenz - Planetherm GmbH

Kurzbeschreibung

Heizverteiler Planetherm Referenzbericht von BCIS IT Systeme & Co. KG

Planetherm wurde 2006 in Norddeutschland gegründet. Mittlerweile betreibt das Unternehmen ca. 250 Wärmeerzeugungsanlagen im Contracting. Die regenerartiven Anlagen verteilen sich auf Wärmepumpen (Erd- oder Luftwärme), BHKW sowie Hybrid-Anlagen. Ziel des Unternehmens: Mit Contracting besonders bei Bauherren, Projektentwicklern, öffentliche und kommunale Liegenschaften sowie Eigentümern von Bestandsgebäuden die wirtschaftliche Energieversorgung realisieren, ohne dass diese selbst in Anlagentechnik investieren zu müssen.

Die Einführung von ELO for DATEV hat die Verwaltungsprozesse unseres Kunden Planetherm entscheidend verbessert: Automatisierte Prozesse, eine revisionssichere Ablage und verteiltes Arbeiten waren gefragt. Wir haben geliefert!

Das Projekt

Wie die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung umsetzen, fragte sich unser Kunde Planetherm. Unsere Antwort darauf: ELO for DATEV. Damit werden die Belegerkennung, der Stammdatenabgleich mit DATEV sowie Freigabe- und Prüfprozesse effizient umgesetzt. Und wesentlich: Alle Buchungsdaten werden automatisiert erfasst und an DATEV übergeben. Je mehr digitale Daten erfasst und virtuelle Akten angelegt werden, desto wichtiger wird die Frage nach der Sicherheit. Auch hier überzeugt ELO for DATEV mit einer revisionssicheren Archivierung nach GoBD. Und da an unterschiedlichen Standort mehrere ELO-Systeme im Einsatz sind, profitieren alle Seiten vom sicheren, verteilten Arbeiten.

Planetherm: Strom und Wärme – zuverlässig und regenerativ

Planetherm ist ein Contracting-Unternehmen im Bereich der regenerativen Wärmequelle Wärmepumpen, Blockheizkraftwerke und ähnliche Anlagen werden in Immobilien eingebaut und betrieben. Die Anlagen bleiben im Besitz von Planetherm und Kunden werden bequem und zuverlässig mit Heizwärme, Warmwasser sowie Strom versorgt – jedes Objekt eine lokale Fernwärmestation. Von der Planung bis zur Errichtung. Von der Steuerung über die Optimierung bis zum Service. Planetherm ist Partner für Bauherren und Eigentümer sowie für öffentliche Liegenschaften und Projektentwickler.

Die Herausforderung: Besser verteilen. Schneller zugreifen. Sicher ablegen.

Planetherm gehört zu einer von drei Gesellschaftergruppen. Mehrere Jahre wurde die kaufmännische Verwaltung am Standort Hamburg zusammengeführt, dann wurden Verwaltungen lokal umgesetzt. Genau an diesem Punkt mussten entscheidende Fragen beantwortet werden, die unser gemeinsames Projekt lösen sollte:

  • Wie die Daten von mehreren dezentralen Systemen in ein zentrales überführen?
  • Wie trotz unterschiedlicher Standorte schnell und sicher auf wesentliche Informationen zugreifen?
  • Und spezifisch für die Buchhaltung von Planetherm: Wie Belege automatisiert mit DATEV verknüpfen und eine dokumentensichere Ablage generieren?

„Wir sind in einem ständigen Prozess der Weiterentwicklung. Dazu gehört auch, sich zu fragen, welche Potenziale noch mit dem ELO-System zu heben sind.“

Finn Duggen, Geschäftsführung
Planetherm GmbH.

Die Lösung: Systeme weiterentwickeln

Eine Vorgabe wurde als Chance genutzt – ELO wurde bereits am ehemals zentralen Verwaltungsstandort Hamburg eingesetzt. So war schnell klar, dass das Ausrollen auf den Standort Planetherm mehr als sinnvoll sein würde. Eine einfache Übernahme des Systems aber war nicht ausreichend, denn Planetherm arbeitet mit DATEV. Mit dem zusätzlichen Modul ELO for DATEV konnten wir die Verwaltungsprozesse stark vereinfachen. So fanden sich am Ende Genehmigungsprozesse, die dokumentensichere Ablage und gleichzeitig die automatisierten Buchungsvorschläge in DATEV in der umgesetzten Lösung wieder.

Der Nutzen: Verwaltung und Kommunikation als Einheit

Wer effizient arbeiten möchte, braucht schnellere Verwaltungsprozesse. Unser Kunde Planetherm profitiert nun von

a) verteiltem Arbeiten
b) einer dokumentensicheren Ablage sowie
c) der Integration in das Buchhaltungssystem mit automatischer Ablage

Besonders wertvoll für unseren Kunden Planetherm: Die Geschäftsführung sitzt zwar nun an zwei verschiedenen Orten, dennoch braucht es keine langsame postalische Kommunikation. Der Dokumentenaustausch wird verteilt über ELO-Server gemanagt. Das bedeutet erhebliche Zeitersparnisse und administrative Vorteile. Jeder Berechtigte hat sofort den Zugriff auf entsprechende Dokumente, verteiltes Arbeiten ist so möglich. Die erfolgreiche Integration von ELO for DATEV ist ein wesentlicher Aspekt der Automatisierung. Und noch ein weiterer Mehrwert: Es braucht bei diesem gesamten Prozess keine weitere, zusätzliche Kraft – ein klarer Kostenvorteil.

Fazit der Zusammenarbeit:

„Den gesamten Workflow schneller, effizienter und sicherer werden zu lassen ist eine fortlaufende Herausforderung. Unser neuer Systemstand bildet die derzeitigen Anforderungen bestens ab“, so Finn Duggen, Geschäftsführung der Planetherm GmbH.

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